Accesso agli atti: qual è la corretta gestione documentale a seguito di richiesta da parte di un dipendente ?

Accesso agli atti: qual è la corretta gestione documentale a seguito di richiesta da parte di un dipendente ?

Testo del quesito:

Come deve essere gestita tecnicamente la richiesta di accesso ai documenti informatici, avanzata da un dipendente ?

Considerato che l’Ente destinatario della richiesta non è provvisto del ‘Manuale di gestione documentale’ e neanche di una tabella relativa ai procedimenti di protocollazione dei fascicoli richiesti.

Quali sono le modalità di svolgimento di un accesso agli atti ? Come viene concesso un accesso ai documenti informatici ?

Esistono dei filtri nel portale informatico che consentano un accesso limitato ai documenti per cui si richiede l’accesso dietro la supervisione del Rup (nominato per l’accesso agli atti) ?

E se il programma di protocollazione non consentisse l’accesso agli atti tramite filtro ?“.

La risposta dei ns. esperti

In prima battuta, occorre fare una precisazione in merito al termine utilizzato “accesso agli atti”. Da quello che si evince, la fattispecie indicata non dovrebbe essere ricondotta, né alla Legge n. 241/1990 né al Dlgs. n. 33/2013, in quanto sembra di capire che si tratti di una consultazione interna degli Archivi dell’Ente ai fini del lavoro di ufficio.

Sotto quest’ultimo aspetto, il Sistema di gestione documentale (altrimenti detto “Protocollo informatico”) deve garantire l’accesso ai documenti e fascicoli elettronici contenuti in modalità riservata secondo il principio “Privacy by design”.

Atteso il Principio di accesso riservato, resta da capire come garantirlo. Allo scopo occorre distinguere l’accesso ai documenti da quello ai fascicoli.

Per i primi in linea di massima viene utilizzato il Principio di assegnazione o conoscenza all’Ufficio: potranno accedere al documento solo le persone che fanno parte dell’Ufficio assegnatario o messo per conoscenza. Si preferisce assegnare agli Uffici e non alle persone in quanto quest’ultime posso nel tempo cambiare mansione. All’interno poi dell’Ufficio, l’accesso può essere ulteriormente profilato mediante l’uso del Protocollo riservato o funzionalità del programma (dove presente) che permette di associare al documento un livello di riservatezza. Altra modalità potrebbe essere la previsione di gruppi di utenti.

Infine, per quanto riguarda i fascicoli procedimentali, i quali possono coinvolgere più Uffici, di norma il Sistema documentale associa una access control list ad ogni fascicolo contenente l’elenco degli Uffici abilitati alla consultazione.

di Cesare Ciabatti


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