Comunicazione dati fatture passive degli Enti Locali: guide ministeriali per la compilazione

di Calogero Di Liberto

L’art. 27, comma 1, del Dl. n. 66/14 (c.d. “Decreto Irpef “), convertito in Legge in attesa di pubblicazione sulla G.U., ha modificato il Dl. n. 35/13 (c.d. “Decreto sblocca debiti”) introducendo l’art. 7-bis, rubricato “Trasparenza nella gestione dei debiti contratti dalle Pubbliche Amministrazioni”.
La norma in parola ha significativamente rinnovato le modalità di utilizzo della c.d. “Piattaforma per la certificazione dei crediti” (“Pcc”), ampliandone il campo di applicazione. Infatti, alla luce delle novità normative di cui alla disposizione citata, le funzionalità della Piattaforma, che attualmente permettono di comunicare e certificare i debiti scaduti per somministrazioni, forniture e appalti e per obbligazioni relative a prestazioni professionali, saranno integrate con nuovi moduli applicativi, per mezzo dei quali sarà possibile monitorare in modo continuativo l’andamento dei predetti debiti e dei relativi tempi di pagamento.
La norma dispone che, a partire dal 1° luglio 2014, i titolari di crediti per somministrazioni, forniture e appalti e per obbligazioni relative a prestazioni professionali nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni incluse nell’Elenco annuale dell’Istat, ai sensi dell’art. 1, comma 2, della Legge n. 196/09 (Enti Locali compresi), potranno comunicare, mediante la “Piattaforma elettronica” di cui all’art. 7, del Dl. n. 35/13, i dati riferiti alle fatture o le richieste equivalenti di pagamento emesse a partire dal 1° luglio 2014, riportando, ove previsto, il relativo “Cig” (comma 1).
Sulla base dei dati pervenuti, le P.A. dovranno comunicare a loro volta le informazioni inerenti alla ricezione ed alla rilevazione sui propri sistemi contabili delle fatture o richieste equivalenti di pagamento relativi ai debiti per somministrazioni, forniture e appalti e obbligazioni relative a prestazioni professionali, emesse a partire dal 1° gennaio 2014 (comma 2).
L’art. 7-bis, al comma 2, nello specifico, recita(va) che, “utilizzando la medesima Piattaforma elettronica, anche sulla base dei dati di cui al comma 1, le Amministrazioni pubbliche comunicano le informazioni inerenti alla ricezione ed alla rilevazione sui propri sistemi contabili delle fatture o richieste equivalenti di pagamento relativi a debiti per somministrazioni, forniture e appalti e obbligazioni relative a prestazioni professionali, emesse a partire dal 1° gennaio 2014”.
L’art. 7-bis in parola, al comma 4, ha disposto che, a decorrere dal 1° luglio 2014, entro il 15 di ciascun mese, le P.A. dovranno comunicare, a mezzo della medesima “Piattaforma elettronica”, i dati relativi ai debiti non estinti, certi, liquidi ed esigibili per somministrazioni, forniture e appalti e obbligazioni relative a prestazioni professionali, per i quali, nel mese precedente, sia stato superato il termine di decorrenza degli interessi moratori di cui all’art. del Dlgs. n. 231/02 (art. 7-bis, comma 4). Inoltre, i dati acquisiti dalla “Piattaforma elettronica” dovranno essere conformi ai formati previsti dal Dm. Mef n. 55/13, ed includere le informazioni relative alla natura corrente o capitale dei debiti nonché, nei casi in cui sia previsto, il “Cig”. Le informazioni in questione saranno accessibili alle P.A. e ai titolari dei crediti che si siano accreditati alla “Piattaforma elettronica”, anche ai fini della certificazione di detti crediti, nonché utilizzabili per la tenuta del registro delle fatture da parte delle P.A..
Il mancato rispetto degli obblighi di comunicazione sopra riportati rilevano ai fini della valutazione della performance individuale del Dirigente e comporta responsabilità dirigenziale e disciplinare. L’Organo di controllo della regolarità amministrativa e contabile verifica la corretta attuazione delle procedure sopra esposte.
L’utilizzo della “Piattaforma elettronica” permetterà di tracciare e rendere trasparente ai soggetti interessati l’intero ciclo di vita dei debiti commerciali per i quali sia stata emessa fattura (o richiesta equivalente di pagamento) a decorrere dal 1° luglio 2014. La disposizione in parola ha quindi introdotto un nuovo particolare adempimento in capo alle Pubbliche Amministrazioni. E’ appena il caso di sottolineare che la decorrenza del 1° luglio 2014 ha carattere perentorio.
Il nuovo adempimento di comunicazione dati presenta un termine di scadenza, il 31 marzo 2015, data dalla quale entrerà in vigore l’obbligo della fatturazione elettronica.
Dal 1° aprile 2015 tutto il sistema per la comunicazione dei dati architettato dall’art. 7-bis perderà la sua valenza informativa; il comma 3, dell’art. 7-bis citato, infatti, prevede che i dati relativi alle fatture elettroniche che verranno trasmesse alle P.A. attraverso il “Sistema di interscambio” di cui al Dm. Mef 7 marzo 2008, saranno acquisiti automaticamente dalla “Piattaforma elettronica” per la gestione telematica del rilascio delle certificazioni.
La “Piattaforma per la certificazione dei crediti” permetterà dunque di tracciare tutto il “ciclo di vita” dei debiti commerciali e interesserà tanto le fatture cartacee quanto quelle elettroniche (ad oggi adottate solo dalle Amministrazioni centrali e il cui uso sarà esteso agli Enti Locali soltanto a partire dal 31 marzo 2015).
Benché gli operatori delle P.A. interessate auspicassero una proroga dell’adempimento in parola, la Legge di conversione ha confermato il carattere perentorio del termine di scadenza. Infatti, sebbene in sede di conversione siano state apportate delle modifiche all’art. 27 in commento, le novità normative non hanno sostanzialmente modificato l’impianto dell’art. 7-bis, del Dl. n. 35/13 sopra illustrato. In particolare, secondo il testo della Legge di conversione approvato in Senato e ancora in attesa di pubblicazione sulla G.U., il comma 2 dell’art. 7-bis, è modificato come segue: “a decorrere dal 1° luglio 2014, utilizzando la medesima ‘Piattaforma elettronica’, anche sulla base dei dati di cui al comma 1, le Amministrazioni pubbliche comunicano le informazioni inerenti alla ricezione ed alla rilevazione sui propri sistemi contabili delle fatture o richieste equivalenti di pagamento relativi a debiti per somministrazioni, forniture e appalti e obbligazioni relative a prestazioni professionali. Le medesime Amministrazioni comunicano altresì, mediante la ‘Piattaforma elettronica’, le informazioni sulle fatture o richieste equivalenti di pagamento relative al primo semestre 2014, che saranno trasmesse in modalità aggregata”.
Di fatto quindi, il Legislatore ha rimarcato che l’adempimento in parola è dovuto a decorrere dal 1° luglio 2014 e ha chiarito che le informazioni sulle fatture o richieste equivalenti di pagamento relative al primo semestre 2014 dovranno essere trasmesse “in modalità aggregata”.
Alla luce di quanto introdotto dalla Legge di conversione, a decorrere dal 1° luglio 2014 le P.A. dovranno comunicare, mediante la “Piattaforma elettronica”:
le informazioni relative alle fatture o richieste equivalenti di pagamento, ricevute e rilevate sui propri sistemi contabili, relative a debiti per somministrazioni, forniture e appalti e obbligazioni relative a prestazioni professionali, anche alla luce dei dati comunicati dai fornitori ai sensi del comma 1;
le informazioni sulle fatture o richieste equivalenti di pagamento relative al 1° semestre 2014, che saranno trasmesse in modalità aggregata.
L’obiettivo del nuovo Sistema è quello di consentire a tutti i soggetti interessati, attraverso l’utilizzo della “Piattaforma elettronica”, di monitorare e tracciare, rendendolo trasparente, l’intero ciclo di vita dei debiti per somministrazioni, forniture e appalti e obbligazioni relative a prestazioni professionali per i quali sia stata emessa fattura o richiesta equivalente di pagamento.
L’adempimento in parola di comunicazione dati va tenuto distinto rispetto agli altri nuovi adempimenti inerenti alle fatture, il Registro unico delle fatture e le fatture elettroniche.
La comunicazione dati opera non soltanto per le fatture elettroniche ma anche per tutte le richieste di pagamento ad esse equivalenti. Pertanto l’adempimento riguarda tutti i debiti per somministrazioni, forniture e appalti e obbligazioni relative a prestazioni professionali, anche quelli fuori dal campo di applicazione dell’Iva per i quali sono emessi documenti diversi dalle fatture.
La volontà di confermare l’immediata entrata a regime dei nuovi adempimenti era già stata in qualche modo preannunciata dal fatto che nei giorni scorsi sulla “Piattaforma per la certificazione dei crediti” erano state pubblicate n. 4 Guide relative agli adempimenti di cui all’art. 7-bis in parola, poi aggiornati in data 10 giugno 2014.
I Documenti resi disponibili sul Portale, nella Sezione “Guide”, sono:
“Modalità di trasmissione dei dati – Istruzioni operative e regole tecniche per la comunicazione dei dati riferiti a fatture (o richieste equivalenti di pagamento)”;
“Regole per la compilazione Modello 001 – Fornitore – Invio fatture”;
“Regole per la compilazione Modello 002 – Utente P.A. – Ricezione fatture”;
“Regole per la compilazione Modello 003 – Utente P.A. – Operazioni su fatture precaricate”.
Attraverso le citate Guide, il Mef ha illustrato le modalità e i formati mediante i quali le 2 categorie di interlocutori della “Piattaforma” (creditori e P.A.) potranno immettere – rispettivamente – i dati relativi alle fatture (fase di invio) e la data ed altre informazioni relative al ricevimento delle fatture (fase di ricezione).
Nel prosieguo, verranno approfonditi i contenuti delle 4 “Guide”.
Modalità di trasmissione dei dati – Istruzioni operative e regole tecniche per la comunicazione dei dati riferiti a fatture (o richieste equivalenti di pagamento)”
La prima Guida, denominata “Modalità di trasmissione dei dati – Istruzioni operative e regole tecniche per la comunicazione dei dati riferiti a fatture (o richieste equivalenti di pagamento)”, descrive le modalità e i formati mediante i quali gli utilizzatori della “Piattaforma per la certificazione dei crediti” (creditori e Pubbliche Amministrazioni) potranno comunicare i dati relativi a fatture o richieste equivalenti di pagamento riferiti a crediti per somministrazioni, forniture, appalti e prestazioni professionali, ai sensi dell’articolo 7-bis in parola.
Le operazioni, che secondo il nuovo Sistema, dovranno essere rilevate sulla “Piattaforma”, sono:
l’invio della fattura da parte del creditore;
la ricezione della fattura da parte della P.A.;
la contabilizzazione della fattura da parte della P.A., con indicazione dell’importo;
l’eventuale comunicazione dei debiti scaduti da parte della P.A., entro il giorno 15 del mese successivo alla scadenza;
l’eventuale certificazione dei crediti da parte della P.A. su istanza del creditore, ex art. 9, commi 3-bis e 3-ter, del Dl. n. 185/08 e art. 12, comma 11-quinquies, del Dl. n. 16/12;
l’eventuale anticipazione e/o cessione dei crediti certificati ad intermediario finanziario abilitato;
l’eventuale compensazione dei crediti certificati con somme dovute agli Agenti della riscossione a seguito d’iscrizione a ruolo, ex art. 28-quater del Dpr. n. 602/73, ovvero con somme dovute in base a istituti definitori della pretesa tributaria o istituti deflativi del contenzioso tributario, ex art. 28-quinquies, del Dpr. n. 602/73;
il pagamento della fattura da parte della P.A..
In dipendenza delle diverse fasi del ciclo di vita, ciascuna fattura può trovarsi in uno (o più) dei seguenti stati:
1.    inviata: quando la fattura è stata trasmessa dal creditore;
2.    ricevuta: quando la fattura è pervenuta alla P.A. destinataria;
3.    respinta: quando la fattura è stata rifiutata dalla P.A. destinataria;
4.    contabilizzata: quando la fattura è stata rilevata nel Sistema contabile della P.A., con indicazione dell’importo;
5.    in scadenza: quando sono trascorsi i termini di scadenza desumibili dalla fattura;
6.    scaduta: quando la P.A. ha comunicato che la fattura è scaduta, confermando o modificando i termini desumibili dalla fattura;
7.    certificata: quando la fattura è stata inclusa in una certificazione dei crediti;
8.    pagata: quando la P.A. ha emesso il mandato di pagamento.
Come chiarito dal Documento in questione, nel caso delle fatture cartacee la rilevazione delle informazioni riferite alle varie fasi del ciclo di vita dei debiti commerciali avviene interamente sulla “Piattaforma elettronica”, mentre per le fatture elettroniche trasmesse telematicamente attraverso il “Sistema di interscambio” (“Sdi”), ai sensi del citato Dm. n. 55/13, i dati contenuti nelle fatture e le informazioni riferite alle fasi di invio e ricezione sono acquisite automaticamente.
L’inserimento delle informazioni richieste sulla “Piattaforma elettronica”, tanto per i creditori quanto per le P.A., potrà avvenire secondo 3 modalità:
1-    immissione manuale via web, quando si ha la necessità di comunicare una quantità limitata di informazioni;
2-    caricamento massivo, attraverso l’invio di file precompilati, che consente di comunicare grandi quantità di informazioni e richiede comunque un’attività manuale per predisporre e caricare i file;
3-    trasmissione telematica di flussi di dati: questa modalità permette di comunicare grandi quantità di informazioni senza necessità di particolari interventi manuali, tuttavia richiede che il soggetto (creditore o P.A.) che intende avvalersene disponga di Sistemi informatici in grado di connettersi alle interfacce rese disponibili dalla “Piattaforma per la certificazione dei crediti”.
Secondo il Documento, l’onere di caricare le informazioni sul Sistema è stato distribuito tra creditori e Enti.: ai primi spetta “il compito di immettere i dati di dettaglio di ciascuna fattura”, ai secondi “quello di valorizzare le informazioni connesse con le singole fasi del ciclo di vita in cui di volta in volta intervengono”.
Gli adempimenti posti in capo ai creditori non si discostano da quelli che essi saranno comunque tenuti a soddisfare, al più tardi entro il 31 marzo 2015, per trasmettere le fatture elettroniche ai sensi del Dm. n. 55/13. Inoltre, come sopra accennato, “l’adempimento in parola non è obbligatorio per i creditori. L’immissione sulla ‘Piattaforma elettronica’ dei dati richiesti comporta rilevanti vantaggi in capo ai creditori, consentendo loro di verificare il puntuale adempimento da parte delle P.A. in ordine alle varie fasi del processo, fino al pagamento”.
Inoltre il formato dei dati e i modi di trasmissione previsti sono analoghi a quelli prescritti per il processo di fatturazione elettronica; ne consegue che eventuali implementazioni sui sistemi informatici dei creditori che si rendessero necessarie per poter trasmettere le informazioni in modalità massiva o telematica potranno essere utilmente riutilizzate per adempiere agli obblighi di invio delle fatture elettroniche.
Secondo quanto chiarito dalla “Guida”, il processo d’immissione dei dati da parte delle P.A. avverrà in modo strutturato solo con riguardo alle fatture emesse a decorrere dal 1° luglio 2014. Per quelle emesse nel primo semestre del 2014, si procederà “ad una rilevazione una tantum, analoga a quella prevista dal comma 4-bis dell’art. 7 del Dl. n. 35/13 (c.d. comunicazione dei debiti) riferita ai soli debiti non ancora estinti”.
Infine, si noti che l’espressione presente nella norma “anche sulla base dei dati di cui al comma 1” sta ad indicare che le P.A. possono immettere anche dati riferiti a fatture per le quali i fornitori non abbiano provveduto all’adempimento previsto nel comma 1, salvo l’obbligo di cui al comma 4.
Modalità di trasmissione dei dati
Il Sistema prevede differenti modalità di caricamento dei dati in modo da poter rispondere adeguatamente alle esigenze operative di ciascun soggetto utilizzatore, sia esso fornitore o P.A.:
1.    la prima modalità d’inserimento è quella della ”immissione manuale, via web“ delle informazioni sulle singole fatture. Questa modalità è più indicata per i soggetti che devono comunicare un numero contenuto informazioni (poche decine di fatture al mese);
2.    la seconda modalità è quella del “caricamento massivo”. Si tratta del caricamento on-line di un file in formato “Csv/Xml” contenente l’elenco di fatture. Questa modalità operativa, indicata per gli utenti che devono comunicare un numero significativo di informazioni (centinaia di fatture al mese), consente agli utenti accreditati d’immettere simultaneamente i dati riferiti a numerose fatture attraverso il caricamento di un file (di dimensione massima pari a 500 Kb), debitamente compilato.
La “Guida” chiarisce che, per la modalità in parola, l’elaborazione delle informazioni ivi contenute potrebbe richiedere diverso tempo per essere completata. Al termine della procedura, l’utente ne riceve avviso via e-mail, e potrà consultarne l’esito mediante funzionalità di consultazione dell’elaborazioni;
3.    la terza modalità è quella della “trasmissione telematica Http“, di un file nel formato “Csv/Xml” contenente un elenco o lotto di fatture), che permette di trasmettere file (di dimensione superiore ai 500Kb massimi consentiti dalla seconda modalità) contenente le informazioni riferite a molte centinaia di fatture. A tal fine, l’utente dovrà richiedere le credenziali (utente e password) per accedere ad un apposito Modulo applicativo. In questo caso, a differenza della precedente modalità, il Sistema di trasmissione darà immediato riscontro dell’esito dell’operazione di caricamento del file. L’elaborazione delle informazioni ivi contenute invece è effettuata in modalità differita e può richiedere diverso tempo per essere completata. Al termine della procedura, l’utente riceve avviso via e-mail e può consultarne l’esito mediante funzionalità di consultazione delle elaborazioni;
4.    la quarta modalità è quella della ”trasmissione telematica Ftp“ di un file nel formato “Csv/Xml” contenente l’elenco delle fatture, caratterizzata da prestazioni superiori alle precedenti in quanto permette di trasferire grandi quantità di dati, riferite a decine di migliaia di fatture. La modalità in parola richiede che il soggetto utilizzatore, una volta accreditato sul “Sistema Pcc”, chieda le credenziali (utente e password) per accedere all’apposito Modulo applicativo. Il Sistema di trasmissione dà immediatamente riscontro dell’esito dell’operazione di caricamento del file. L’elaborazione delle informazioni ivi contenute invece è effettuata in modalità differita e può richiedere diverso tempo per essere completata. Al termine della procedura, l’utente ne riceve avviso via mail e può consultarne l’esito mediante funzionalità di consultazione delle elaborazioni.
I file trasmessi non dovranno necessariamente essere firmati.
La “Guida” riporta la nomenclatura ed il formato dei file che sono accettati e riconosciuti dal Sistema.
Ciascun utente, una volta accreditato sulla “Piattaforma per la certificazione dei crediti”, potrà richiedere l’attivazione del Servizio di trasmissione telematica dei file accedendo alla apposita funzione predisposta nell’Area “Utilità”. Al termine del processo di attivazione del Servizio, l’utente riceverà via mail le credenziali per l’accesso al Servizio ed i parametri di connessione.
Invio delle fatture
Ai sensi del comma 1, dell’art. 7-bis, del Dl. n. 35/13, a decorrere dal 1° luglio 2014 i creditori possono comunicare, mediante la “Piattaforma elettronica per la certificazione dei crediti”, i dati delle fatture emesse verso le P.A. (fase di invio).
La rilevazione delle informazioni riferite all’invio delle fatture da parte dei creditori di cui all’art. 7-bis, del Dl. n. 35/13, può avvenire in 2 modi distinti:
nel caso di fatture cartacee i creditori, contestualmente all’invio delle fatture alle P.A. interessate, potranno riportarne le informazioni sulla “Piattaforma”, utilizzando una delle procedure di trasmissione disponibili: immissione manuale, caricamento massivo, trasmissione telematica (per il caricamento massivo dei dati dovrà essere utilizzato il Modello “001 – Fornitore – invio fatture”, del quale si dirà nel prosieguo);
per le fatture elettroniche, il “Sistema di interscambio” (“Sdi”) comunica automaticamente alla “Piattaforma” i dati delle fatture inviate.
In entrambi i casi, le fatture risultano caricate sul “Sistema Pcc” nello stato “inviata”.
Ricezione delle fatture
Con riguardo alla comunicazione delle P.A., ai sensi dell’art. 7-bis, comma 2, del Dl. n. 35/13, delle informazioni inerenti alla ricezione alle fatture emesse a decorrere dal 1° luglio 2014 (fase di ricezione), la Guida fa presente che la rilevazione delle informazioni riferite alla ricezione delle fatture da parte delle Amministrazioni debitrici può avvenire in 2 modi distinti:
–    nel caso di fatture cartacee, le P.A. riporteranno sul “Sintema Pcc” le informazioni riferite alle fatture ricevute, utilizzando una delle procedure di trasmissione disponibili: immissione manuale, caricamento massivo, trasmissione telematica. Se i dati delle fatture non sono stati precaricati dal creditore, l’Amministrazione dovrà immettere, sia le informazioni contenute nelle fatture che quelle relative alla ricezione (e, con riguardo al caricamento massivo, dovrà essere utilizzato il Modello “002 – Utente PA – Ricezione fatture”. Qualora invece i dati delle fatture siano già stati precaricati dal creditore, l’Amministrazione dovrà immettere le sole informazioni relative alla ricezione, utilizzando il Modello “003 – Utente PA – Operazioni su fatture precaricate”;
–    per le fatture elettroniche, il “Sistema di interscambio” (“Sdi”) comunica automaticamente al “Sistema Pcc” i dati delle fatture ricevute dalla P.A..
In entrambi i casi, le fatture risultano caricate sul “Sistema Pcc” nello stato “ricevuta”.
Rifiuto delle fatture
Il rifiuto delle fatture da parte delle P.A. corrisponde al rifiuto/disconoscimento disciplinato nel Dm. n. 55/13. Con il rifiuto, le fatture risultano sulla “Piattaforma Pcc” nello stato “respinta”.
Le Amministrazioni potranno rilevare le informazioni relative al rifiuto della fattura secondo 2 modalità:
–    nel caso di fatture cartacee, riportando sulla “Piattaforma” le informazioni riferite alle fatture rifiutate, utilizzando una delle procedure di trasmissione disponibili: immissione manuale, caricamento massivo, trasmissione telematica (per il caricamento massivo, utilizzando il Modello “003 – Utente PA – Operazioni su fatture precaricate”). Il rifiuto potrà essere effettuato per le fatture emesse dal 1° luglio 2014 che si trovino nello stato “inviata” o “ricevuta”;
–    nel caso di fatture elettroniche, il “Sistema di interscambio” (“Sdi”) comunica automaticamente al “Sistema Pcc” i dati delle fatture rifiutate.
In entrambi i casi, le fatture risultano caricate sul “Sistema Pcc” nello stato “respinta”.
Contabilizzazione delle fatture
La rilevazione delle informazioni riferite alla contabilizzazione delle fatture da parte delle P.A. potrà avvenire utilizzando una delle procedure di trasmissione disponibili: immissione manuale, caricamento massivo, trasmissione telematica (per il caricamento massivo, utilizzando il Modello “003 – Utente PA – Operazioni su fatture precaricate”).
La contabilizzazione delle fatture prevede l’indicazione degli importi “liquidati”, di quelli “sospesi“ e di quelli “non liquidabili”, con eventuale indicazione della causale. Gli importi già contabilizzati potranno essere ri-contabilizzati successivamente (ad esempio, un importo “sospeso“ può essere “liquidato”).
Con la contabilizzazione, le fatture risultano sulla “Piattaforma” nello stato “contabilizzata”, con indicazione dell’importo “liquidato, sospeso e/o non liquidabile”.
Comunicazione dei debiti scaduti
La comunicazione dei debiti per i quali nel mese precedente sia stato superato il termine di decorrenza degli interessi moratori che, ai sensi dell’art. 7-bis, comma 4, del Dl. n. 35/13, le P.A. dovranno effettuare mensilmente entro il giorno 15 di ciascun mese (fase di comunicazione dei debiti scaduti), può avvenire utilizzando una delle procedure di trasmissione disponibili: immissione manuale, caricamento massivo, trasmissione telematica (per il caricamento massivo utilizzare il Modello “003 – Utente PA – Operazioni su fatture precaricate”).
La “Piattaforma” segnala automaticamente le fatture in scadenza, rilevando il termine previsto per il pagamento dai dati presenti nelle fatture stesse o, in mancanza, calcolandolo in base ai tempi previsti dal Dlgs. n. 231/02. Ciononostante, poiché i termini di scadenza riportati sulla fattura o calcolati potrebbero essere soggetti ad errori, le P.A. sono tenute a confermare le informazioni desunte dalle fatture.
Le fatture per le quali, in base ai dati presenti nelle fatture stesse o ai tempi previsti dal Dlgs. n. 231/02, risulti superata la scadenza si trovano nello stato “in scadenza”. Con la comunicazione dei debiti scaduti, le fatture saranno poste nello stato “scaduta”.
Come chiarito nella “Guida”, la comunicazione mensile è prevista a partire dal mese di luglio 2014 e, pertanto, la prima data utile sarà il 15 agosto 2014.
Istanza di certificazione
Come previsto dall’art. 7-bis, comma 7, le informazioni immesse sulla “Piattaforma” potranno essere utilizzate ai fini della certificazione dei crediti.
L’istanza di certificazione da parte dei creditori può essere presentata in 2 modi distinti:
1.    per le fatture emesse prima del 1° luglio 2014, i creditori dovranno utilizzare la procedura tradizionale, resa disponibile sulla “Piattaforma” dal 2012;
2.    per le fatture emesse a decorrere dal 1° luglio 2014, i creditori dovranno utilizzare la nuova procedura che permetterà di proporre l’istanza per le sole fatture precaricate sul Sistema. Le istruzioni operative relative alla nuova procedura saranno comunicate prossimamente, con un aggiornamento della “Guida” in commento.
Certificazione dei crediti
Come appena sopra precisato, la certificazione potrà essere prodotta in 2 modi distinti, a seconda che la fattura sia stata emessa prima o dopo il 1° luglio 2014:
1.    per le fatture emesse prima del 1° luglio 2014, i creditori dovranno utilizzare la procedura tradizionale, resa disponibile sulla “Piattaforma” dal 2012;
2.    per le fatture emesse a decorrere dal 1° luglio 2014, i creditori dovranno utilizzare la nuova procedura che permetterà di proporre l’istanza per le sole fatture precaricate sul Sistema. Le istruzioni operative relative alla nuova procedura saranno comunicate prossimamente, con un aggiornamento della “Guida” in commento.
A seguito della certificazione dei crediti, le fatture vengono poste nello stato “certificata” Si rammenta che la certificazione dei crediti potrà avvenire solo a seguito di istanza di certificazione presentata dal creditore.
Commissario ad acta
Con riguardo alle procedure per la presentazione di istanza di nomina di Commissario ad acta da parte dei creditori e per la nomina dei Commissari ad acta da parte delle Pubbliche Amministrazioni, la “Guida” ha chiarito che esse rimangono invariate rispetto a quelle rese disponibili dal 2012 sulla “Piattaforma elettronica per la certificazione dei crediti”.
Cessione dei crediti
Ai sensi dell’art. 37, comma 1, del Dl. n. 66/14, per poter applicare correttamente la garanzia dello Stato sui crediti ceduti, l’atto di cessione deve tenere distinte la quota capitale da quella corrente.
A tal fine, poiché sulla “Piattaforma” non era possibile operare tale distinzione:
•    per le nuove cessioni, sarà possibile indicare, oltre alle informazioni già previste, anche la distribuzione del credito ceduto tra parte corrente e parte capitale;
•    per le cessioni già effettuate, si potrà procedere ad integrazione delle informazioni relative alla distribuzione del credito ceduto tra parte corrente e parte capitale.
Compensazione dei crediti
La “Guida” ha chiarito che le procedure tradizionali per la registrazione delle operazioni di compensazione dei crediti certificati da parte delle P.A. con somme dovute agli Agenti della riscossione a seguito di iscrizione a ruolo ex art. 28-quater del Dpr. n. 602/73, ovvero con somme dovute in base a istituti definitori della pretesa tributaria o istituti deflativi del contenzioso tributario ex art. 28-quinquies del Dpr. n. 602/73, già rese disponibili sulla “Piattaforma” dal 2012, sono rimaste invariate.
Pagamento delle fatture
Contestualmente all’emissione del mandato, le P.A. dovranno comunicare mediante la “Piattaforma” l’avvenuto pagamento della fattura (fase di pagamento).
La rilevazione delle informazioni riferite al pagamento delle fatture da parte delle Amministrazioni avviene utilizzando una delle procedure di trasmissione disponibili: immissione manuale, caricamento massivo, trasmissione telematica (per il caricamento massivo utilizzare il Modello “003 – Utente PA – Operazioni su fatture precaricate”).
A seguito dell’avvenuto pagamento, sulla “Piattaforma” le fatture risulteranno nello stato “pagata”.
“Regole per la compilazione Modello 001 – Fornitore – Invio fatture”
La “Guida” integra le Istruzioni operative contenute nella Guida “Modalità di trasmissione dei dati – Istruzioni operative e regole tecniche per la comunicazione dei dati riferiti a fatture (o richieste equivalenti di pagamento)”. Il Modello “001 – Fornitore – Invio fatture” consente ai creditori della P.A. di immettere sulla “Piattaforma per la certificazione dei crediti” i dati relativi alle fatture (o richieste equivalenti di pagamento) per i crediti da questi vantati per somministrazioni, forniture, appalti e prestazioni professionali. Come già chiarito, il Modello “001” non deve essere utilizzato per le fatture elettroniche, essendo i dati di queste acquisiti automaticamente dal predetto sistema.
I dati comprendono, sia informazioni generali che di dettaglio riferite alle aliquote fiscali applicate, ai Codici “Cig” e “Cup” associati a ciascuna fattura e ai termini di pagamento.
Il Modello è articolato nelle seguenti Sezioni:
1.    Sezione 1 – dati amministrazione: consente di specificare i dati identificativi dell’Amministrazione pubblica e del relativo Ufficio di destinazione della fattura;
2.    Sezione 2 – dati fornitore: permette di specificare i dati identificativi del fornitore che ha emesso la fattura;
3.    Sezione 3 – lotto: consente di specificare il lotto di trasmissione delle fatture;
4.    Sezione 4 – dati fattura: permette di specificare tutti i dati della fattura.
La Sezione è articolata come segue:
a)    Sezione 4.1 – dati generali: consente di specificare i dati generali identificativi della fattura;
b)    Sezione 4.2 – riepilogo aliquote: dà la possibilità di specificare i dati di dettaglio delle aliquote Iva applicate alla fattura;
c)    Sezione 4.3 – distribuzione per Cig/Cup: consente di specificare uno o più importi da associare alla coppia Codice “Cig” e “Cup”;
d)    4.4 – dettaglio pagamento: permette di specificare i dati riferiti ai termini di pagamento, se presenti nella fattura;
5.    Sezione 5 – esito elaborazione: questa Sezione, da non compilare, è utilizzata dal Sistema per restituire informazioni inerenti all’esito dell’elaborazione e/o per segnalare le fatture che non sono state caricate per la presenza di errori o avvisi (es. sospetto di fattura duplicata).
Il Documento contiene le regole per la compilazione del Modello e riporta alcuni esempi in ordine alla corretta compilazione delle Sezioni sopra riportate.
“Regole per la compilazione Modello 002 – Utente P.A. – Ricezione fatture”
Il Documento in questione integra la Guida “Modalità di trasmissione dei dati – Istruzioni operative e regole tecniche per la comunicazione dei dati riferiti a fatture (o richieste equivalenti di pagamento)”.
Il Modello “002 – Utente PA – Ricezione fatture” consente agli “Utenti di una P.A.” d’immettere sulla “Piattaforma elettronica per la certificazione dei crediti” i dati delle fatture o richieste equivalenti di pagamento (nel seguito del Documento, fatture) relative a crediti per somministrazioni, forniture, appalti e prestazioni professionali, ricevute dai creditori/fornitori, qualora questi non abbiano già provveduto a caricarli.
Il Modello in questione non potrà essere utilizzato per le fatture elettroniche per le quali, come più volte chiarito, il caricamento dei dati avverrà in via automatica.
I dati da inserire riguardano la ricezione delle fatture, con riferimento alle informazioni generali e di dettaglio riferite alle aliquote fiscali applicate, i codici “Cig” e “Cup” associati a ciascuna fattura e ai termini di pagamento.
Come affermato dalla stessa “Guida”, la struttura del Modello ricalca, nelle varie Sezioni, quella del tracciato xml della fattura elettronica.
Il Modello è articolato in 5 Sezioni:
1.    Sezione 1 – dati amministrazione: consente di specificare i dati identificativi del relativo Ufficio della P.A. destinatario della fattura;
2.    Sezione 2 – dati fornitore: permette di precisare i dati identificativi del fornitore che ha emesso la fattura;
3.    Sezione 3 – lotto: consente di specificare il lotto di trasmissione delle fatture;
4.    Sezione 4 – dati fattura: dà la possibilità di precisare tutti i dati della fattura, ed in particolare:
a)    Sezione 4.1 – dati generali: consente di imputare i dati generali identificativi della fattura;
b)    Sezione 4.2 – riepilogo aliquote: permette di specificare i dati di delle aliquote Iva applicate alla fattura;
c)    4.3 – distribuzione per Cig/Cup: consente di riportare uno o più importi da associare alla coppia Codice “Cig” e “Cup”;
d)    4.4 – dettaglio pagamento: permette di specificare i dati riferiti ai termini di pagamento, quando presenti nella fattura;
e)    4.5 – ricezione: permette di imputare la data in cui la fattura è stata ricevuta dall’Amministrazione debitrice, il numero di protocollo in ingresso ed eventuali annotazioni;
5.    Sezione 5 – esito elaborazione: questa Sezione, da non compilare, è utilizzata dal Sistema per restituire informazioni inerenti all’esito dell’elaborazione e/o per segnalare le fatture che non sono state caricate per la presenza di errori o avvisi.
Il Documento contiene le regole per la compilazione del Modello e riporta alcuni esempi in ordine alla corretta compilazione delle Sezioni sopra riportate.
“Regole per la compilazione Modello 003 – Utente P.A. – Operazioni su fatture precaricate”
Anche il Documento in questione ha valenza integrativa della Guida denominata “Modalità di trasmissione dei dati – Istruzioni operative e regole tecniche per la comunicazione dei dati riferiti a fatture (o richieste equivalenti di pagamento)”.
Il Modello “003 – Utente PA – Operazioni su fatture precaricate” consente agli “Utenti di una P.A.” di registrare le operazioni di propria competenza sulle fatture o richieste equivalenti di pagamento, i cui dati siano già presenti nella “Piattaforma elettronica per la certificazione dei crediti”.
Potranno essere registrate attraverso il Modello in parola le seguenti operazioni:
1.    Ricezione: consente di rilevare la data in cui la fattura è pervenuta all’Amministrazione debitrice ed altre informazioni da riportare nel Registro delle fatture ex art. 42, del Dl. n. 66/14;
2.    Comunicazione di rifiuto: permette di rilevare che la fattura è stata respinta;
3.    Contabilizzazione: consente di rilevare che la fattura è stata registrata presso il Sistema contabile dell’Amministrazione debitrice, indicando la parte di importo eventualmente “liquidata”, quella “sospesa” e quella “non liquidabile”;
4.    Comunicazione di scadenza: do la possibilità di comunicare le fatture scadute ai sensi dell’art.7-bis, comma 4, del Dl. n. 35/13;
5.    Comunicazione di pagamento: consente di registrare i dati di pagamento della fatture, incluse le informazioni relative al beneficiario dell’operazione.
Come affermato dalla stessa “Guida”, anche la struttura di questo Modello ricalca, nelle varie Sezioni, quella del tracciato xml della fattura elettronica.
Il Modello è articolato in 5 Sezioni:
Sezione 1 – dati amministrazione: consente di specificare i dati identificativi del relativo Ufficio della P.A. destinatario della fattura;
Sezione 2 – dati fornitore: permette di rilevare i dati identificativi del fornitore che ha emesso la fattura;
Sezione 3 – tipo operazione: consente di specificare l’operazione che si intende registrare sulla fattura;
Sezione 4 – dati identificativi fattura: dà la possibilità di specificare tutti i dati della fattura;
Sezione 5 – ricezione: consente di specificare i dati di ricezione della fattura;
Sezione 6 – comunicazione rifiuto: permette di registrare che la fattura è stata respinta, e riportarne le motivazioni;
Sezione 7 – contabilizzazione: consente di specificare i dati di dettaglio riferiti alla contabilizzazione della fattura;
Sezione 8 – comunicazione scadenza: permette di rilevare informazioni relative alla scadenza della fattura;
Sezione 9 – comunicazione pagamento: consente di specificare i dati riferiti ai pagamenti effettuati sulla fattura;
Sezione 10 – esito elaborazione: questa Sezione, da non compilare, è utilizzata dal Sistema per restituire informazioni inerenti all’esito dell’elaborazione e/o per segnalare le fatture che non sono state caricate per la presenza di errori o avvisi.
Il Documento contiene le regole per la compilazione del Modello e riporta alcuni esempi in ordine alla corretta compilazione delle Sezioni sopra riportate.
“Guida all’associazione degli Uffici Pcc con le Unità organizzative di Ipa”
Sul sito della “Piattaforma per le certificazione dei crediti” è stata pubblicata anche la “Guida all’associazione degli Uffici Pcc con le Unità organizzative di Ipa”
Il Documento in questione illustra nel dettaglio le operazioni che gli utenti, registrati nella “Piattaforma” con il ruolo di “Responsabile” o “Incaricato”, devono effettuare per creare e gestire la corrispondenza tra gli Uffici individuati nella “Piattaforma” e gli Uffici/Unità organizzative definite nel cosiddetto ”Indice delle Pubbliche Amministrazioni – Ipa”, che costituisce l’anagrafica utilizzata dal “Sistema di interscambio”.
Tale corrispondenza si rivela essenziale in vista dell’entrata a regime dell’obbligo della fatturazione elettronica ai sensi del Dm. n. 55/13, a seguito del quale il flusso di trasmissione delle fatture elettroniche sarà gestito mediante un apposito Sistema informatico, denominato “Sistema di interscambio – Sdi”, gestito dall’Agenzia delle Entrate. Senza la corrispondenza tra gli Uffici individuati nella “Piattaforma” e gli Uffici/Unità organizzative definite nell’Ipa, non sarà possibile la trasmissione dei dati da un Sistema all’altro.
Al momento dell’accesso alla “Piattaforma”, gli utenti accreditati con il ruolo di “Responsabile” o “Incaricato” visualizzano sulla propria Area Operativa un messaggio in cui si chiede di effettuare o completare l’associazione degli Uffici “Pcc” con gli Uffici/Unità organizzative di “Ipa”.
L’avvio delle procedure da seguire per effettuare tali associazioni varia a seconda del ruolo ricoperto dall’utente (“Responsabile” o “Incaricato”). I Responsabili di un Ente possono accedere mediante la voce di menù “Gestione Uffici”. Il Sistema visualizza l’elenco degli Uffici “Pcc” creati dal Responsabile per l’Ente, dando evidenza, nella colonna “Associazione Ipa”, dello stato delle associazioni già effettuate. Per gli Uffici che recano ‘NO’ nella colonna “Associazione Ipa” è necessario creare la corrispondenza con uno o più Uffici/Unità organizzative “Ipa”, utilizzando l’icona nella colonna Azioni.
Gli Incaricati al rilascio delle certificazioni/comunicazioni del debito per uno o più Uffici possono accedere alla medesima funzionalità di associazione tra Uffici mediante la voce di menù “Utilità > Modifica dati Ufficio”. Per entrambi i ruoli, il Sistema visualizza una schermata in cui è possibile modificare alcune informazioni relative all’Ufficio selezionato ove è possibile effettuare l’associazione con un Ufficio/Unità organizzativa di “Ipa” cliccando sul tasto “Associa Codice univoco Ufficio di Ipa”.
La “Piattaforma” consente di visualizzare l’elenco di tutti gli Uffici/Unità organizzative ivi registrati corrispondenti all’Ente che soddisfano i criteri specificati nei campi “Codice univoco Ufficio Ipa” e/o “Denominazione Ufficio Ipa”. La “Piattaforma” consente di associare solo Uffici/Unità organizzative di “Ipa” che non siano stati già associati ad altri Uffici Pcc”.
Il Documento contiene anche una Sezione dedicata alle istruzioni inerenti alla cancellazione delle associazioni tra gli Uffici “Pcc” e gli Uffici/Unità organizzative di “Ipa”. Anche per questa operazione, la procedura da seguire varia a seconda del ruolo ricoperto dall’utente che opera la cancellazione.
Per ogni problema tecnico, è possibile sottoporre un quesito al Servizio di assistenza all’indirizzo e-mail: certificazionecrediti@tesoro.it.


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