Testo del quesito:
“In ambito di pubblicazione delle dichiarazioni sostitutive dei dirigenti, alcune sono native digitali e firmate digitalmente. Ai fini degli adempimenti per la privacy, occorre oscurare i dati personali come la data di nascita, per cui tali documenti vengono stampati, viene apposto del bianchetto in corrispondenza dei dati sensibile, scansionati e passati all’Ocr.
Esiste una procedura più breve che consenta la riservatezza dei dati personali, garantendo la rilevanza giuridica del documento (conformità, integrità, non modificabilità ecc…) ?”.
La risposta dei ns. esperti.
La procedura descritta di “sbianchettare” dati personali, sensibili e giudiziari, eccedenti e non pertinenti rispetto alla finalità della pubblicazione, utile a creare una copia (conforme) “uso pubblicazione”, è quella prevalentemente utilizzata dagli Enti. Naturalmente questa non è una procedura efficiente, occorre infatti, nell’ottica di una riorganizzazione in chiave digitale del processo, ripensare il documento amministrativo, non solo come rappresentazione informatica dell’atto o fatto in formato statico (pdf/A), ma anche come insieme di dati acquisiti mediante modulistica elettronica e memorizzati in un record come previsto dall’art. 3 del Dpcm. 13 novembre 2014.
In merito, l’art. 1, lett. g), del citato Dpcm., dispone che, fra le modalità con cui si può formare un documento, una di queste è la “f) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.”
In pratica, mediante la valorizzazione dei campi previsti dal modulo elettronico si acquisiscono i dati da memorizzare in un record di una base dati, e con l’operazione inversa i dati acquisiti verranno valorizzati nello stesso o altro modulo.
Questa modalità opportunamente progettata può permettere all’utente di indicare quali campi del modulo elettronico non devono essere valorizzati (ad esempio, senza dati personali o particolari), ottenendo così una vista documentale utile per la pubblicazione nel sito.
In merito al valore giuridico probatorio del documento pubblicato, occorre precisare che, sia nella procedura analogica (sbianchettatura e scansione) che nella procedura digitale (vista documentale), deve essere garantita l’integrità e la riferibilità al Funzionario addetto alla pubblicazione del documento oggetto di pubblicazione mediante firma digitale (anche massiva) o sigillo elettronico.
Inoltre, al fine di garantire e dimostrare la corretta procedura anche nei tempi di pubblicazione, sarebbe utile disporre di un sistema informatico che riproducesse in ambiente informatico la tenuta del Registro delle pubblicazioni a suo tempo previsto per l’Albo pretorio.
di Cesare Ciabatti
