Fatturazione elettronica: divieto pagamenti delle fatture analogiche e modello di comunicazione per fornitori inadempienti

Fatturazione elettronica: divieto pagamenti delle fatture analogiche e modello di comunicazione per fornitori inadempienti

Dal 31 marzo 2015, come previsto dall’art. 25 del Decreto del 24 aprile 2014, n. 66, convertito con modifiche nella Legge 24 giugno 2014, n. 89, le Pubbliche Amministrazioni indicate dall’art. 1, comma 2, della Legge 31 dicembre 209, n. 196, non potranno procedere al pagamento, nemmeno parziale, delle fatture analogiche (cartacee o nel formato “.pdf”). L’unica modalità ammessa è quella elettronica, nel formato “.xml” indicato dall’Allegato “A” del Dm. 3 aprile 2013, n. 55, firmate con firma digitale e inviate mediante “Sistema di interscambio”.

Il divieto di pagamento in assenza di fattura elettronica è stato ampliamente chiarito anche dalla Circolare Mef n. 1 del 31 marzo 2014, nella quale si fornisce un’interpretazione sistematica dell’art. 1, comma 210, della Legge n. 244/07, e l’art. 6, comma 6, del Dm. n. 55/13.

In particolare, l’art. 1, comma 210, della Legge n. 244/07, prevede che, “a decorrere dal termine di 3 mesi dalla data di entrata in vigore del Regolamento di cui al comma 213 (leggi 31 marzo per gli Enti Locali), le Amministrazioni e gli Enti di cui al comma 209 (leggi anche gli Enti Locali) non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio in forma elettronica.

Successivamente, l’art. 6, comma 6, del Dm. n. 55/13, ha disposto che, “a decorrere dalle date di cui ai commi da 1 a 4 (leggi 31 marzo), le Amministrazioni in essi indicate non possono accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica per il tramite del Sistema di interscambio e, trascorsi 3 mesi da tali date, le stesse non possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio delle fatture in formato elettronico”.

La Circolare Mef propone una sua interpretazione alle 2 disposizioni che parrebbero non perfettamente allineate, chiarendo che “la disposizione dell’art. 1, comma 210, Legge n. 244/07 in sostanza prevede che l’obbligo di emissione in forma elettronica preceda di 3 mesi la corrispondente decorrenza del divieto di accettazione e pagamento di fatture in forma cartacea. Si tratta di un periodo di transizione, durante il quale le Pubbliche Amministrazioni possono ancora accettare e pagare fatture emesse entro il termine di decorrenza dell’obbligo di cui al citato comma 209 in forma cartacea, mentre i fornitori a partire dal suddetto termine di decorrenza dell’obbligo, non possono più emettere fattura in forma cartacea”.

In estrema sintesi, la Circolare in parola conclude che:

  • possono essere pagate le fatture emesse prima dell’obbligo di fatturazione elettronica anche dopo i 3 mesi indicati dall’art. 6, comma 6, del Decreto 55/13;
  • non possono essere accettate fatture emesse in forma analogica (cartacea o “.pdf”) successivamente allo scadere del termine di cui al comma 209, avvero emesse dopo il 30 marzo 2015.

Punto centrale della questione è l’individuazione della data emissione fattura. A tal fine la Circolare richiama la normativa Iva e più in particolare l’art. 21, comma 1, del Dpr. n. 633/72, secondo il quale “la fattura cartacea o elettronica si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente”. Quindi, per le fatture cartacee la data di emissione è quella del protocollo o, quando disponibile, del timbro postale di spedizione apposto sulla busta, mentre per le fatture trasmesse elettronicamente la data è quella della mail o pec. Pertanto, non potrà essere presa come data valida la data contenuta nella fattura, ossia la data fattura. Infatti, siccome si tratta di un atto unilaterale e non di un contratto, la fattura produce il suo effetto giuridico dal momento in cui ne viene a conoscenza il destinatario. Tale cognizione è riconosciuta al momento in cui la fattura perviene all’indirizzo del destinatario, a meno che quest’ultimo non dimostri di non esserne venuto a conoscenza per fatti la cui colpa non sia ad esso imputabile. Dal punto di vista tributario, parimenti la fattura si considera emessa solo al momento della sua consegna o spedizione al destinatario.

L’Ente pertanto deve limitarsi a prendere atto della data di emissione, non potendo interferire nell’agire del fornitore, e stabilire se la fattura rientra nell’ambito analogico o nella nuova modalità elettronica.

Restano tuttavia i casi contemplati dalla Circolare Entrate n. 134 del 5 agosto 1994, secondo cui, “per quanto concerne la data di emissione della fattura si ricorda quanto già precisato in proposito nel passato da questo Ministero (Circolare n. 27 del 9 agosto 1975), e cioè che non assume rilievo il momento della compilazione della fattura ove a questa non segua la consegna o la spedizione alla controparte. Peraltro, dovendo necessariamente la data di emissione essere indicata nel documento, soprattutto ai fini dell’esatta imputazione al periodo di riferimento, si precisa che, per data di emissione deve intendersi la data indicata nella fattura, ritenendola coincidente, in assenza di altra specifica indicazione, con la data di consegna o con quella di spedizione. Principio questo che può essere applicato in ambito privatistico poiché non sempre è presente nella busta di trasmissione il timbro postale, ma non certo in ambito pubblico dove la presenza del Registro di protocollo ne attesta la data di consegna, ne tanto meno in ambito elettronico per il quale la data di trasmissione è sempre presente.

Da un punto di vista documentale, la fattura ricevuta dovrà essere protocollata nel Protocollo generale anche se pervenuta nel formato non a norma, attestandone la ricezione nel formato analogico. A seguito del controllo della data di emissione verrà comunicata l’eventuale richiesta di emissione della fattura in formato elettronico e l’invio mediante “Sistema di interscambio”.

A titolo esemplificativo, si riporta un modello di lettera che può essere utilizzato nella comunicazione con il fornitore.

 

Data fattura Tipo trasmissione Data trasmissione Fattura accettabile
SI / NO
ANTE 31 marzo 2015 A mano allo sportello Ufficio protocollo ENTRO il 30 marzo SI
Elettronica mediante Pec o e-mail SI (anche nel caso in cui la fattura sia stata protocollata il giorno seguente)
A mano allo sportello ufficio protocollo DOPO il 30 marzo NO
Elettronica mediante Pec o e-mail
trasmessa per posta ordinaria timbro postale ANTECEDENTE al 31 marzo 2015 SI (anche se la fattura è stata protocollata in data successiva al 30 marzo)
timbro postale SUCCESSIVO al 31 marzo 2015 NO
SENZAtimbro postale Fa fede la data di protocollo

 

Comune di ____________Spett.le: fornitore ….. 

Oggetto: Obbligo di fattura elettronica nei rapporti con la Pubblica Amministrazione (art. 1, comma 209, Legge n. 244 /07).

 

Dal 31 marzo 2015, come previsto dall’art. 25 del Dl. 24 aprile 2014 n. 66, convertito con modifiche nella Legge 24 giugno 2014, n. 89, le Pubbliche Amministrazioni indicate dall’art. 1, comma 2, della Legge 31 dicembre 209, n. 196 – tra le quali questo Ente rientra – non potranno più pagare fatture analogiche (cartacee o nel formato “.pdf”). L’unica modalità ammessa è quella elettronica, nel formato “.xml” indicato dall’Allegato “A” del Dm. 3 aprile 2013, n. 55 e inviato mediante “Sistema di interscambio”.

Al fine di stabilire quali fatture ricadano nella vecchia modalità analogica e quali nella nuova modalità elettronica, è stato precisato dalla Circolare Mef n. 1 del 31 marzo 2014, che fa fede la data di emissione della fattura. A tal fine si ricorda che l’art. 21, comma 1, del Dpr. n. 633/72, dispone che “la fattura cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente”. Pertanto, non potrà essere presa come data valida la data fattura.

Si rammenta inoltre che l’art. 25 del Dl. n. 66/13 vieta il pagamento delle fatture elettroniche che non contengano Cig e Cup corretto qualora previsto dall’Ufficio di questa Amministrazione.

(eventuale)

Oltre a tali dati, questa Amministrazione chiede ai propri fornitori che vengano indicati in fattura:

  • il numero dell’impegno;
  • la data di scadenza concordata;
  • la modalità di pagamento e le corrette coordinate bancarie;
  • altro.

Al fine di garantire la corretta gestione da parte del “Sistema di interscambio”, si ricorda inoltre di riportare, all’interno della fattura elettronica, il “Codice univoco Ufficio” indicato in Ipa (Indice delle Pubbliche Amministrazioni). Al fine di agevolare l’individuazione dei codici di questa Amministrazione, si riporta di seguito i codici attivati:

  • Codice Ufficio e-fattura centrale: UFXXXX
  • Ufficio 1: XXXXXX
  • Ufficio 2: XXXXXX
  • ……..
  • Ufficio n: XXXXXX

Luogo xxxx, XX aprile 2015

Il Responsabile

Nome e cognome

(Firmato a mezzo stampa ai sensi dell’art. 3, Dlgs. 12 dicembre 1993, n. 39)

 

 di Cesare Ciabatti


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