Fatturazione elettronica verso la P.A.: emanata la Circolare ministeriale interpretativa, per gli Enti Locali l’obbligo scatta dal 6 giugno 2015
Il Dipartimento delle Finanze ed il Dipartimento della Funzione pubblica hanno emanato la Circolare interpretativa n. 1 del 31 marzo 2014, relativa al Decreto 3 aprile 2013, n. 55 (di seguito Decreto), in materia di fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione. Chiarimento molto atteso visto l’approssimarsi della scadenza del 6 giugno 2014, a partire dalla quale scatterà l’obbligo per i fornitori e gli operatori economici che operano con Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti di assistenza e previdenza di emettere fatture solo in modalità elettronica e trasmetterle unicamente attraverso la piattaforma applicativa del “Sistema di interscambio” (di seguito “Sdi”) messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. L’attenzione sul tema è alta, il Provvedimento toccherà già dal 6 giugno 2014 l’operatività di circa 18.000 Enti e dei rispettivi fornitori con dei benefici attesi importanti, stimati in 1 miliardo di Euro/anno dal lato della P.A. e di 500 milioni di Euro/anno per gli operatori economici.
A chiarire ulteriormente il quadro operativo sono stati pubblicati altri 2 importanti documenti da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale, relativi ad alcuni dettagli operativi sul funzionamento dello “Sdi” e sull’identificazione da parte delle Amministrazioni degli Uffici destinatari della fattura elettronica e della loro pubblicazione presso l’Ipa (Indice delle P.A.).
Come è noto, il Decreto delinea la modalità di produzione e trasmissione del documento “fattura elettronica” verso la P.A. come indicato dall’art 1, comma 213, della Legge n. 244/07. La novità della nuova procedura digitale non riguarda soltanto la produzione del documento “fattura elettronica”, che dovrà avvenire secondo il formato previsto dall’Allegato “A” del Decreto, ma anche la sua trasmissione al destinatario, da effettuarsi esclusivamente attraverso lo “Sdi”. Il “Sistema di interscambio”, tecnicamente definito “nodo”, esegue una serie di controlli tra cui la validità della firma apposta, la conformità del formato della fattura previsto dall’Allegato “A” del Decreto, la recapitabilità della stessa, producendo le relative notifiche in base alle verifiche effettuate. Affinché la fattura sia correttamente recapitata, occorre che sia indicato al suo interno il codice identificativo dell’Ufficio destinatario ottenuto dalla procedura di registrazione presso l’Ipa da parte dell’Amministrazione.
La nuova Circolare affronta in primo luogo le problematiche che potrebbero sorgere proprio per la corretta trasmissione all’Ufficio competente. Fermo restando l’obbligo dell’Amministrazione di comunicare ai propri fornitori i “codici-Ufficio” per ciascun contratto vigente come indicato nell’Allegato “D” del Decreto, la Circolare – salvaguardando i diritti dei fornitori – chiarisce l’operatività qualora risulti non identificabile il codice Ufficio da utilizzare oppure nel caso in cui l’Amministrazione non risulta censita in Ipa o comunque in tutte le fattispecie in cui, per qualsiasi motivo tecnico, non sia possibile trasmettere da parte del “Sdi” la fattura correttamente ricevuta.
Nel merito, la Circolare n. 1 afferma che il fornitore può utilizzare l’Ufficio di fatturazione elettronica “centrale” denominato “Uff_eFatturaPA”, associato in modo automatico a ciascuna Amministrazione accreditata in Ipa, nel caso in cui non abbia ricevuto da parte dell’Amministrazione la comunicazione del “codice-Ufficio” destinatario della fattura elettronica e pur avendo riscontrato la presenza dell’Amministrazione in Ipa non sia in grado di individuare in modo univoco l’Ufficio destinatario della fattura. Il fornitore non può ritenersi inoltre responsabile dell’impossibilità di recapito a causa del mancato accreditamento in Ipa dell’Amministrazione, nel qual caso il “Sdi”, una volta effettuati i controlli, rilascia un messaggio firmato elettronicamente contenente la “Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito”. L’attestazione prodotta dal “Sdi”certifica altresì che la fattura è stata emessa, permettendo al fornitore di trasmetterla tramite altri canali telematici quali il servizio di posta elettronica e all’Amministrazione committente di ritenerla correttamente ricevuta. Procedura analoga è prevista anche per l’impossibilità di inoltro per cause tecniche, nel qual caso è prevista la produzione della “Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura elettronica con impossibilità di recapito” dopo 10 giorni dalla data di notifica della mancata consegna. In entrambi i casi, il “Sdi” si attiva affinché l’Amministrazione interessata provveda a istaurare e mantenere funzionante il canale di comunicazione con il “Sdi”.
Altro aspetto importante chiarito dalla Circolare n. 1 è la modalità di definizione della data di emissione della fattura elettronica, utile, sia per stabilire gli obblighi fiscali, che il rispetto del disposto previsto dall’art. 6, comma 6, del Decreto, che prevede il divieto, per le Amministrazioni interessate, di accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica e, trascorsi 3 mesi (quindi entro il 6 settembre 2014), il divieto di procedere al pagamento.
Relativamente alla questione del momento di emissione, la Circolare richiama il disposto dell’art 21, comma 1, del Dpr. n. 633/72 che prevede che “la fattura cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente” e che il Decreto all’art. 2, comma 4, ritiene soddisfatto il requisito dell’art. 21, comma 1, richiamato solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna da parte del “Sdi”. È tuttavia opportuno notare che la ricevuta di consegna prova sia l’emissione della fattura sia la sua ricezione da parte della Pubblica Amministrazione committente, aspetti questi che devono essere considerati disgiuntamente nel caso della notifica della mancata consegna, la quale è sufficiente a provare l’avvenuta trasmissione della fattura da parte del soggetto emittente al “Sdi” e quindi la sua emissione.
Relativamente al divieto di pagamento della fatture cartacee trascorsi i 3 mesi previsti dall’art 6, comma 6, del Decreto, la Circolare ne esclude l’applicabilità per le fatture emesse in data antecedente l’obbligo di fatturazione obbligatoria che – ricordiamo – per le amministrazioni centrali è prevista per il 6 giugno 2014. Le motivazioni apportate dalla Circolare sono molteplici e di diversa natura, facendo notare, in primis, che l’emissione di una fattura elettronica sostitutiva di una cartacea già emessa contrasta con il principio generale del tempus regit actum, e determina altresì un ulteriore aggravio dei costi sia per il fornitore che per l’Amministrazione. Inoltre, l’emissione di una seconda fattura in formato elettronico a fronte di una fattura cartacea correttamente e legittimamente emessa, non è consentito dalla normativa Iva. Non sarebbe infatti possibile emettere note di credito poiché la fattura cartacea non presenterebbe alcuno dei vizi che ne permettano la rettifica ai fini Iva.
Merita precisare che, per le fatture cartacee, la data di emissione è da intendersi quella indicata nella fattura, ritenendola coincidente, in assenza di altra specifica indicazione, con la data di consegna o spedizione, come chiarito dal Ministero delle Finanze con la Circolare n. 134/94. Tuttavia, per le Pubbliche Amministrazioni è previsto, secondo l’art. 53 del Dpr. n. 445/00, la registrazione nel Protocollo informatico dell’Amministrazione, che attribuisce al documento registrato anche un riferimento temporale certo secondo quanto previsto dall’art. 41 del Dpcm. 22 febbraio 2013. La registrazione nel Protocollo generale dell’Amministrazione di tutti i documenti informatici previsto dal Dpr. n. 445/00 e le modalità di trasmissione della fattura elettronica proposte dal Decreto sul recapito del documento fiscale presso l’Ufficio interessato, presuppongono che l’operatività del Protocollo informatico sia distribuita all’interno dell’Amministrazione in modo tale che gli Uffici possano anche registrare documenti informatici quali le fatture elettroniche e provvedere ad archiviare nei relativi fascicoli, al fine di preservare l’unicità dell’archivio. La registrazione nel Protocollo generale tuttavia non preclude la possibilità di tenere un apposito Registro particolare delle fatture ai fini Iva, il quale presumibilmente dovrà essere digitale. La conservazione dei documenti e dei registri fiscali in forma elettronica dovranno ottemperare alle disposizioni del Dm. 23 gennaio 2004.
Con riferimento agli Enti Locali, si sottolinea infine che il Mef – con il Comunicato n. 84 del 1° aprile 2014 – ha ricordato che per le Amministrazioni locali l’obbligo di fatturazione elettronica decorrerà a partire dal 6 giugno 2015.
La data è stata concordata nell’ambito della Conferenza unificata e sarà formalizzata in un Decreto Mef, di concerto con il Ministero per la P.A. e la Semplificazione, di prossima emanazione.
di Cesare Ciabatti
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