L’Agenzia delle Entrate, con la Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, ha fornito chiarimenti sulle modifiche introdotte dall’art. 3, comma 1, lett. b), n. 3), del Dlgs. n. 192/2024 (Decreto Irpef), e dall’art. 1, commi da 81 a 83, della Legge n. 207/2024 (“Legge di bilancio 2025”), in merito al trattamento fiscale delle indennità di trasferta o di missione per la determinazione del reddito di lavoro dipendente, di lavoro autonomo e d’impresa.
Il corposo documento di prassi, a cui si rinvia per una lettura analitica delle varie casistiche che interessano, definisce in modo puntuale le condizioni da rispettare e anche i casi in cui è richiesto l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabile, offrendo un quadro unitario delle regole da applicare.
Ricordiamo che il Decreto Irpef, in un’ottica di semplificazione, ha previsto che i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto per le trasferte, nell’ambito del territorio comunale, non concorrono a formare il reddito, se le medesime spese sono comprovate e documentate. In questo modo è superato il rigore della previgente formulazione, in base alla quale, ai fini della non concorrenza al reddito, le spese di trasporto dovevano essere comprovate “da documenti provenienti dal vettore”.
La “Legge di bilancio 2025” ha inoltre previsto che le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea, di cui all’art. 1, della Legge n. 21/1992, sono deducibili dal reddito d’impresa e i relativi rimborsi non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente, solo se effettuate con mezzi di pagamento tracciabile. La medesima limitazione della deducibilità, ai fini della determinazione del reddito d’impresa, è stata prevista anche per le spese di rappresentanza.
Nella Relazione tecnica alla “Legge di bilancio 2025” è evidenziato che la “previsione, ai fini della deduzione fiscale, del requisito della tracciabilità dei pagamenti, introduce un contrasto di interessi tra chi offre i servizi (che ha interesse a percepire i corrispettivi in contanti al fine di sotto dichiarare i ricavi) e le imprese acquirenti (che hanno interesse ad effettuare pagamenti elettronici per poter dedurre i costi sostenuti). Tale contrasto d’interessi è suscettibile di contrastare i fenomeni evasivi dal lato dell’offerta, facendo emergere la base imponibile non dichiarata per la quota in relazione alla quale i pagamenti passano da contanti a elettronici. Inoltre, il requisito della tracciabilità dei pagamenti, dal lato della domanda, consentirà alle imprese di dedurre solo le spese effettivamente sostenute”.
I rimborsi esclusi dal reddito
La Circolare illustra in prima battuta le regole relative al trattamento fiscale delle trasferte o missioni del lavoratore dipendente, nonché dei relativi rimborsi di spese. In ottica di semplificazione, per quanto riguarda i rimborsi di spese di viaggio e trasporto per trasferte o missioni all’interno del territorio comunale, la norma ha eliminato il riferimento ai documenti provenienti dal vettore. Di conseguenza, questi rimborsi non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente nel caso in cui le spese siano “comprovate e documentate” anche con altre modalità. Non concorre quindi più al reddito il rimborso chilometrico riconosciuto al lavoratore per l’utilizzo del mezzo privato, calcolato secondo le Tabelle Aci, anche in caso di trasferta nell’ambito del territorio comunale.
La disciplina si applica anche ai rimborsi, erogati nel 2025, relativi a spese sostenute nel periodo d’imposta precedente. Fuori dal reddito imponibile, inoltre, i rimborsi delle spese di pedaggio, documentate, sostenute durante le trasferte e quelli relativi alle spese di parcheggio.
Le regole sulla tracciabilità
La Circolare analizza poi le modifiche apportate dalla “Legge di bilancio 2025” dal “Decreto fiscale” (Dl n. 84/2025) in materia di tracciabilità delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC).
In particolare, la condizione di tracciabilità si applica sia per le trasferte all’interno del Comune, sia per quelle al di fuori dello stesso.
Dal 1° gennaio 2025 quindi, i rimborsi di queste spese non concorrono al reddito di lavoro dipendente solo se sostenute con mezzi di pagamento tracciabile. L’obbligo di tracciabilità riguarda anche i casi in cui il trasportatore operi mediante l’utilizzo di “piattaforme di mobilità”, mentre continuano a non essere assoggettate alla condizione di tracciabilità le spese per viaggi e trasporti effettuati con mezzi diversi dal taxi e NCC – come, per esempio, autobus, treni, aerei, navi – e i rimborsi effettuati sotto forma di indennità chilometrica.
