L’Agenzia delle Entrate, con la Risoluzione 19 gennaio 2015, n. 4, ha fatto chiarezza sull’obbligo dell’invio dell’impronta relativa agli archivi fiscali prodotti prima dell’entrata in vigore del Dm. 17 giugno 2014.
Il parere dell’Agenzia è stato opportuno al fine di evitare equivoci interpretativi del disposto contenuto nell’art. 7 del Dm. 17 giugno 2014, nel quale, abrogando il Dm. 23 gennaio 2004, al comma 3, si affermava che “le disposizioni di cui al Decreto 23 gennaio 2004 continuano ad applicarsi ai documenti già conservati al momento dell’entrata in vigore del presente Decreto”. Pareva quindi non chiaro se le modalità dell’invio dell’impronta di cui all’art. 5 del Dm. 23 gennaio 2004 dovessero continuare ad essere utilizzate o meno per gli archivi in questione.
La Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate afferma che le nuove modalità semplificate, introdotte dal Dm. 17 giugno 2014, si estendono anche agli archivi fiscali generati prima del 17 giugno 2014; del resto la finalità dell’invio dell’impronta di estendere la validità temporale dei certificati della firma digitale apposta dal responsabile della conservazione, non aveva più luogo di esistere in virtù dei nuovi tempi di validità della marca temporale che il Dpcm. 30 marzo 2009, in base ai quali “tutte le marche temporali emesse da un sistema di validazione sono conservate in un apposito archivio digitale non modificabile per un periodo non inferiore a venti anni ovvero, su richiesta dell’interessato, per un periodo maggiore”.
Si ricorda che il nuovo obbligo della fattura elettronica verso la P.A. determina la necessità di conservazione dei documenti digitali rilevanti ai fini tributari, per i quali l’Ente non si deve limitare solo a garantirne la leggibilità per tutto il periodo di conservazione, come indicato all’art. 39 del Dpr. n. 633/72, ma deve provvedere anche la creazione dell’archivio fiscale come indicato dall’art. 3 del Dm. 17 giugno 2014, assicurando la ricerca e l’estrazione delle informazioni in relazione al cognome, nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla Partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi. Inoltre, il processo di conservazione dovrà essere terminato con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi, quale la marca temporale e la firma digitale del Responsabile della conservazione sul pacchetto di conservazione. Il termine “pacchetto di conservazione” è mutuato dalle nuove regole tecniche sulla conservazione contenute nel Dpcm. 3 dicembre 2013 con il quale si intende il documento o lotto di documenti con il relativo set di metadati ad esso associati.
