“Codice dell’Amministrazione digitale”: le nuove regole tecniche del sistema di conservazione digitale e del Protocollo informatico

“Codice dell’Amministrazione digitale”: le nuove regole tecniche del sistema di conservazione digitale e del Protocollo informatico

Il 12 marzo 2014 sono state pubblicate sulla G.U. n. 59 (S.O. n. 20) le nuove regole tecniche per la conservazione dei documenti digitali contenute nel Dpcm. 3 dicembre 2013 (di seguito Decreto). Tali regole, emanate ai sensi degli artt. 20, commi 3 e 5-bis e 23-ter, del “Codice dell’Amministrazione digitale” (di seguito “Cad”), sostituiscono le precedenti regole contenute nella Delibera Cnipa n. 11/04. Le nuove disposizioni sono rivolte ai soggetti di cui all’art. 2, commi 2 e 3, del “Cad”, ovvero a tutte le Pubbliche Amministrazioni e ai privati.

Vista la portata innovativa delle regole tecniche, l’adozione delle nuove disposizioni è prevista entro 36 mesi dall’entrata in vigore del Decreto. Nel frattempo, i soggetti interessati potranno programmare la migrazione al nuovo Sistema di conservazione avendo l’opportunità di adottarlo prima di tale scadenza, qualora il Responsabile della conservazione lo ritenga opportuno.

Le novità rispetto alle vigenti disposizioni contenute nella Delibera Cnipa n. 11/04 sono numerose e tutte riconducibili ad una diversa visione della conservazione degli oggetti digitali elaborata a seguito di un contesto tecnologico più maturo e di una conoscenza della problematica più consapevole.

Una nuova visione che trova i suoi punti cardine nell’implementazione di un processo di conservazione sicuro con regole e procedure definite descritte in un Manuale di conservazione e presidiato da un Responsabile della conservazione. In un certo qual modo, si è cercato di dare una risposta al futuro dei documenti digitali, scavando nel passato ed osservando che l’autenticità dei documenti nel tempo è stata preservata proprio dall’affidabilità dei soggetti conservatori e dalle procedure che questi hanno adottato.

Altra sostanziale differenza con la Delibera n. 11/04 è un diverso approccio all’oggetto digitale da conservare: non più singoli documenti ma pacchetti informativi contenenti documenti o aggregazioni documentali con associati set di metadati descrittivi, indispensabili per garantire i requisisti di autenticità, integrità e leggibilità degli oggetti conservati nel lungo periodo. Del resto, la soluzione prevista dalle attuali regole tecniche dà una risposta non troppo efficiente o comunque troppo vaga all’obsolescenza tecnologica di cui sono oggetto i formati elettronici. È noto, infatti, che la riproducibilità e la leggibilità di un contenuto digitale nel tempo sarà garantita da un continua migrazione da un formato obsoleto a uno nuovo, rendendo inefficacie la tecnologia della firma digitale che basa la sua affidabilità su un certificato qualificato e il confronto tra impronte calcolate sulla rappresentazione binaria del documento.

La scelta dei formati e dei metadati sono un momento importante nel processo di conservazione, la cui individuazione deve seguire le indicazioni contenute negli Allegati “2” e “5” delle nuove regole tecniche. Si conferma del resto un indirizzo già maturato nell’ambito della dottrina archivistica, secondo il quale in ambiente digitale deve essere rivisto il Modello di “ciclo di vita”, non più limitato al processo della produzione e conservazione, ma integrato con un’altra nuova fase: quella della concezione. Una fase questa di progettazione nella quale si predispongono le basi per la conservazione nel lungo termine del documento, definendone formati adeguati alla conservazione e set di metadati relativi al contesto di produzione e al vincolo archivistico determinato dalla sedimentazione del documento nel fascicolo competente.

E’ evidente pertanto che il processo di conservazione sarà tanto più accurato quanto più attentamente verrà progettato il sistema documentale del soggetto produttore, tenendo conto, sia delle esigenze informative correnti, ma anche dei requisiti richiesti dal Manuale di conservazione. Tant’è che il nuovo Decreto prevede che il Responsabile della conservazione operi d’intesa con il Responsabile della gestione documentale–Protocollo informatico, oltreché con il Responsabile del trattamento dei dati personali e della sicurezza.

Le nuove regole tecniche precisano altresì che il sistema di conservazione dev’essere organizzato secondo modelli che garantiscano la distinzione logica con il sistema di gestione documentale e che i documenti e i relativi fascicoli transitino dal sistema di gestione al sistema di conservazione attraverso il pacchetto di versamento secondo le modalità operative definite nel Manuale di conservazione.

In sintesi, il processo prevede l’acquisizione da parte del sistema di conservazione del pacchetto di versamento, la verifica che il pacchetto di versamento sia coerente con le modalità esplicitate nel Manuale di conservazione, la generazione di un rapporto di versamento contenente un riferimento temporale e l’impronta calcolata sul pacchetto di versamento, la predisposizione e la sottoscrizione con firma digitale o qualificata da parte del Responsabile della conservazione del pacchetto di archiviazione.

In una logica “Oais” (“Open Archival Information System”), a cui le nuove regole tecniche si ispirano, i soggetti coinvolti non sono solo il soggetto produttore e il Responsabile della conservazione, ma anche gli utilizzatori ai quali il sistema di conservazione mette a disposizione il contenuto informativo attraverso il pacchetto di distribuzione. Al fine di garantire il rispetto della normativa vigente in materia di esibizione dei documenti, è necessario che l’accesso ai documenti sia garantito ai soggetti autorizzati. Questo implica, da una parte, l’identificazione certa del soggetto richiedente l’accesso ai documenti, e dall’altra, la produzione selettiva di un pacchetto di distribuzione secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione.

Va sottolineato anche la peculiarità indicata dalle nuove regole tecniche, volte a definire specifiche strutture in grado di assicurare l’interoperabilità tra diversi sistemi di conservazione, indispensabile per creare un sistema di archivi federati. Le regole tecniche infatti hanno tenuto conto anche delle indicazioni dell’art 50, comma 1, del “Cad”, secondo il quale i dati delle Pubbliche Amministrazioni sono raccolti, conservati, resi disponibili e accessibili, con l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione che ne consentano la fruizione e riutilizzazione

L’Ente, nei 36 mesi che ha a disposizione, può decidere di organizzare il sistema di conservazione al proprio interno oppure affidarlo in modo parziale o totale presso altri soggetti pubblici o privati accreditati presso l’Agenzia dell’Italia digitale di cui all’art 44-bis del “Cad”. Nel caso in cui l’Ente decida di affidare all’esterno la conservazione dei propri documenti, è opportuno che l’affidamento sia regolato mediante contratto o convenzione di servizio nel quale venga specificato l’obbligo del rispetto delle procedure indicate nel Manuale di conservazione del soggetto produttore. È stabilito inoltre che il soggetto esterno a cui è affidato il processo di conservazione assuma anche il ruolo di Responsabile del trattamento dei dati come previsto dal “Codice in materia di protezione dei dati personali”.

La progettazione del sistema di conservazione non può trascurare la procedura di scarto indispensabile per garantire l’efficienza dell’archivio nel tempo. L’oggetto dello scarto è il pacchetto di archiviazione che deve essere effettuato alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla norma e, per gli archivi pubblici e privati di particolare interesse storico, previo parere della Sovrintendenza competente, come previsto dal Dlgs. n. 42/04. Da un punto di vista archivistico, è da ricordare che la delicata attività di scarto deve essere eseguita sull’unità archivistica rappresentata dal fascicolo o dalle aggregazioni documentali generate secondo le regole del Piano di classificazione. Resta evidente che, in una fase come l’attuale di transizione al digitale, il fascicolo sarà alimentato da documenti digitali e da documenti analogici. A tal fine, è opportuno che l’Ente definisca al proprio interno – esplicitandolo nel Manuale di gestione – se e come ritiene opportuno, a fini gestionali, creare un fascicolo ibrido costituito, sia dai documenti digitali che da copie di originali cartacei.

Affinché possano conservare il valore probatorio dell’originale, è opportuno che le copie per immagine ottenute da scansioni di documenti cartacei vengano prodotte nel rispetto dell’art. 22 del “Cad”. Particolare attenzione viene data ai documenti analogici unici individuati dal Dpcm. 21 marzo 2013 (G.U. n. 131 del 6 giugno 2013), emanato ai sensi dell’art. 22, comma 5, del “Cad”, per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l’obbligo della conservazione dell’originale cartaceo oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all’originale deve essere autenticata da un Notaio o da altro Pubblico Ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi apposta e firmata digitalmente.

L’elemento più innovativo delle nuove regole tecniche rispetto alla Delibera Cnipa n. 11/04, resta comunque il superamento della distinzione fra conservazione di documenti informatici e conservazione sostitutiva di documenti analogici. Aspetto questo che risulta essere in linea con quanto previsto dalla bozza delle nuove regole tecniche sulla formazione del documento informatico, secondo le quali per documento informatico deve intendersi sia quello prodotto mediante applicativi informatici, sia quello prodotto tramite scansione di un documento analogico.

Insieme alle Regole tecniche sulla conservazione sono state pubblicate anche le nuove Regole tecniche sul Protocollo informatico ai sensi degli artt. 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del “Cad”. Le Pubbliche Amministrazioni dovranno adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti entro e non oltre 18 mesi dall’entrata in vigore del Decreto.

Le nuove regole tecniche vigenti per il Protocollo informatico adeguano il contenuto delle precedenti regole tecniche di cui al Dpcm. 31 ottobre 2000, a quanto disposto dal “Cad” e dal Dpr. n. 445/00, componendo quindi un quadro di riferimento coordinato ed uniforme in materia di gestione documentale, Protocollo informatico e sistema di conservazione. L’opera di integrazione ha introdotto la figura del Coordinatore della gestione documentale delle Amministrazioni organizzate su più aree organizzative omogenee, è intervenuta sul Manuale di gestione del Protocollo informatico prescrivendo l’obbligo di indicare i formati e set di metadati da associare ai documenti, ha riguardato aspetti significativi come l’impiego della Posta elettronica certificata e della cooperazione applicativa quali modalità trasmissive dei documenti informatici. È stata altresì prevista una nuova procedura per la conservazione del Registro di Protocollo, predisponendo che il Registro di Protocollo giornaliero sia trasmesso entro la giornata lavorativa al sistema di conservazione al fine di garantire l’immodificabilità del contenuto.

di Cesare Ciabatti


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