“Codice dell’Amministrazione digitale”: modalità per l’accreditamento dei soggetti che si occupano di conservazione digitale dei documenti

L’Agenzia per l’Italia digitale (Agid) ha reso note, con la Circolare n. 65 del 10 aprile 2014, pubblicata sulla G.U. n. 89 del 16 aprile 2014 ed emanata in attuazione dell’art. 13 del Dpcm. 3 dicembre 2013, relativo alle nuove regole tecniche per la conservazione dei documenti digitali (G.U. n. 59 del 12 marzo 2014 – S.O. n. 20), le modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici.

Ricordiamo che l’art. 44-bis, comma 1, del Dlgs. n. 82/05 (“Codice dell’Amministrazione digitale”, “Cad”) aveva attribuito alla citata Agenzia il compito di accreditare “i soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi e intendono conseguire il riconoscimento dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza”.

Per poter essere accreditati come “conservatori”, i soggetti interessati devono:

  1. dimostrare l’affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere l’attività;
  2. utilizzare personale dotato delle conoscenze specifiche, dell’esperienza e delle competenze necessarie per i servizi forniti (competenza a livello gestionale, conoscenza del Settore della gestione documentale e conservazione di documenti informatici e familiarità con le procedure di sicurezza);
  3. applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a tecniche consolidate;
  4. utilizzare sistemi affidabili e sicuri di conservazione di documenti informatici realizzati e gestiti in conformità alle disposizioni e ai criteri, standard e specifiche tecniche di sicurezza e di interoperabilità contenute nelle regole tecniche previste dal “Cad”;
  5. adottare adeguate misure di protezione dei documenti che garantiscano la riservatezza, l’autenticità, l’immodificabilità, l’integrità e la fruibilità dei documenti informatici oggetto di conservazione, come descritte nel “Manuale di conservazione” di cui all’art. 8 del Dpcm. 3 dicembre 2013;
  6. avere forma giuridica di Società di capitali e un capitale sociale di almeno 200.000 Euro;
  7. garantire il possesso, oltre che da parte dei rappresentanti legali, anche da parte dei soggetti preposti all’amministrazione e da parte dei componenti degli Organi preposti al controllo, dei requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso banche ai sensi dell’art. 26 del Dlgs. n. 385/93.

Il “conservatore” può essere affiancato da un altro conservatore accreditato ma solo nell’ambito dei processi di conservazione che riguardano le infrastrutture per la memorizzazione, trasmissione ed elaborazione dei dati. Tale affidamento deve avvenire in conformità con le disposizioni del citato “Manuale di conservazione”.

I soggetti accreditati saranno inseriti in un apposito Elenco pubblicato sul sito web istituzionale dell’Agid, che ha il compito di vigilare sul permanere dei requisiti che hanno consentito l’iscrizione a tale Elenco.


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