Fatturazione elettronica: gli adempimenti dell’Ente prima del 31 marzo 2015

Fatturazione elettronica: gli adempimenti dell’Ente prima del 31 marzo 2015

Come è noto, a partire dal 31 marzo 2015, anche gli Enti di cui all’art. 1 comma 2, della Legge n. 196/09, non potranno più accettare fatture emesse o trasmesse nei loro confronti in forma cartacea né potranno procedere ad alcun pagamento nemmeno parziale, fino all’invio in forma elettronica (art. 1, comma 210, Legge n. 244/07).

L’obbligo della fattura elettronica verso la P.A. rientra nel quadro più complesso del processo di digitalizzazione dell’Ente, già da tempo avviato ma non ancora compiutamente applicato, capace di contribuire alla realizzazione di un sistema economico più competitivo e trasparente.

Di economicità, trasparenza e competitività ne abbiamo sentito parlare da tempo. Alcuni istituti autorevoli si sono applicati in studi che dimostrano, dati alla mano, i risparmi che si possono ottenere dalla digitalizzazione dell’azione amministrativa che per la fattura elettronica possono raggiungere cifre interessanti pari a Euro 17,00 a fattura che, moltiplicato per i 60 milioni di fatture mediamente scambiate tra P.A. e relativi fornitori all’anno, porterebbero ad un risparmio annuale di circa 1 miliardo di Euro. Dunque, una occasione da non perdere visti i tempi che corrono. Tuttavia, i risparmi non sono da cercare nella dematerializzazione del documento (costi di stampa o archiviazione) che anche secondo gli studi sono irrilevanti, ma piuttosto nella gestione digitale dell’intero ciclo commerciale della fattura. La sfida dell’Ente è quindi riorganizzare il processo di gestione della fattura dal momento della consegna da parte del Sistema di interscambio alla procedura di liquidazione dell’Ufficio, fino al mandato di pagamento da parte della Ragioneria dell’Ente. Anche la gestione della “Piattaforma certificazione dei crediti” potrebbe essere rivista e gestita in modalità interoperabile con gli applicativi di gestione del ciclo commerciale della fattura, in modo da automatizzare l’aggiornamento e semplificare l’operatività dell’Ufficio, con enormi risparmi in termini operativi.

Le regole tecniche contenute nel Dm. n. 55/13 e la relativa Circolare esplicativa del Mef n. 1 del 31 marzo 2014, sostengono con forza l’opportunità da parte dell’Ente di cogliere l’occasione offerta dalla fattura elettronica, proponendo modalità di gestione operative più snelle, evitando di precipitare nel solito adempimento burocratico, con il rischio di trasformare l’opportunità in un ulteriore onere. Da questo punto di vista va interpretato il disposto dall’art. 6, comma 5, del Dm. n. 55/13, di identificare gli Uffici da dedicare alla ricezione della fattura e provvedere entro il 31 dicembre 2014 al caricamento degli stessi nell’Ipa (Indice della Pubblica Amministrazione). Questa attività è strategica se l’Ente intende cogliere i benefici operativi della fattura elettronica: infatti, la possibilità di recapitare presso l’Ufficio competente permette di attivare immediatamente il controllo preliminare del contenuto della fattura e procedere all’accettazione o rifiuto mediante la funzionalità di esito committente messa a disposizione dal Sistema di interscambio nei 15 giorni successivi alla data di emissione della fattura. L’immediato coinvolgimento dell’Ufficio nella ricezione della fattura elettronica è indispensabile anche in virtù del disposto dell’art. 25, comma 2, Dl. n. 66/14, che prevede il divieto di pagamento di fatture elettroniche che non riportino il codice Cig e Cup corretto allorché previsto dalla norma.

L’opportunità di poter accettare/rifiutare una fattura mediante “esito committente” presenta almeno 3 vantaggi. Il primo è che, in caso di rifiuto della fattura, l’Ufficio non dovrà redigere, protocollare e spedire al fornitore nessun documento di richiesta di nota di credito con l’indicazioni delle motivazioni, ma sarà sufficiente produrre un “esito committente” di rifiuto, compilando solo il campo “testo” nel quale riportare le motivazioni e inviarlo a “Sdi”, il quale lo girerà al fornitore. Sempre l’Ufficio destinatario ha un secondo vantaggio dovuto all’interoperabilità fra “Sdi” e “Pcc”; infatti, dal 1º aprile 2015, lo “Sdi” garantirà il caricamento delle fatture in “Pcc” complete delle relative notifiche. Quindi, nel caso di “esito committente” di rifiuto, oltre alla consegna al fornitore, verrà aggiornata anche la “Pcc”, cambiando lo stato contabile della fattura da ricevuta a respinta, senza che l’Ufficio provveda ad inviare il “Modello 003” previsto. Il terzo vantaggio è dalla parte del fornitore con ricadute anche per l’Ente: infatti, le regole tecniche specificano che il controllo di unicità della fattura – ovvero che il fornitore non incorra nel rischio di inviare 2 volte la stessa fattura – non viene effettuato dal Sistema di interscambio qualora la fattura sia stata rifiutata dall’Ente. Pertanto, si dà al fornitore la possibilità di correggere la fattura, firmarla e inviarla allo Sdi” con lo stesso numero.

Da un punto di vista documentale la fattura, una volta controllata, dovrà essere protocollata e assegnata entro 10 giorni all’Ufficio finanziario che provvede alla registrazione nel Registro unico delle Fatture. Il controllo preventivo della fattura prima dell’attività di protocollo permette di produrre l’eventuale “esito committente” di rifiuto, che potrà essere registrato nel protocollo come allegato alla fattura creando un’unica “Unità documentale”, agevolando il lavoro dell’Ufficio predisposto alla registrazione delle fatture. Più nel dettaglio, nel caso in cui la fattura sia stata rifiutata, l’Ufficio potrà anche decidere di non procedere alla registrazione contabile, la quale in tal caso necessiterebbe del successivo storno, visto che nei probabili ricorrenti casi di rifiuto per Cig e Cup errati il fornitore potrà provvedere a correggere la stessa fattura e inviarla allo “Sdi”.

Da questa serie di motivi si evince già l’opportunità per l’Ente di procedere all’individuazione degli Uffici e al relativo caricamento in Ipa senza limitarsi a mantenere attivo il codice e-fattura centrale attivato di default dal Ipa. Vista l’imminenza della scadenza prevista dal Dm. n. 55/13 per il 31 dicembre 2014, resta da domandarsi se il disposto dell’art. 6, comma 5, debba essere inteso come perentorio. A parere di chi scrive – poiché nel Dm. in parola non c’è tale preclusione e nemmeno l’operatività presso l’Ipa risulta bloccata in quanto l’inserimento e la cancellazione dei codici-ufficio è una procedura che l’Ente può eseguire in qualsiasi momento – sembra poter affermare che l’opportunità sia attuabile anche ad anno nuovo.

Il secondo adempimento a carico dell’Ente è una conseguenza del primo previsto per il 31 dicembre 2014. Secondo l’Allegato “C” del Dm. n. 55/13, qualora l’Ente abbia attivato più codici-ufficio per la ricezione delle fatture, dovrà entro il 28 febbraio 2015 comunicare ai propri fornitori quale codice utilizzare nelle fatture. Quest’attività implica il censimento dei contratti in essere e la predisposizione di una comunicazione da inviare a ciascun fornitore.

La terza scadenza indicata è prevista per il 15 di marzo 2015. Entro tale data l’Ente dovrà avere aggiornato i propri applicativi informatici che gli permettano un colloquio con il “Sdi”, in grado di supportare l’Ufficio nell’operatività di ricezione, controllo e produzione dell’esito committente. Il colloquio con “Sdi” da parte dell’Ente infatti non è scontato, la fattura elettronica dovrà essere visualizzata tramite un foglio di stile che rende più intuibile il contenuto “Xml” del documento, permettendo al Funzionario un controllo immediato dei dati. L’eventuale produzione dell’esito committente di accettazione o rifiuto dovrà essere prodotto dallo stesso applicativo nel formato “Xml” in conformità alle disposizioni delle regole tecniche, garantendo l’elaborazione automatica dell’esito da parte del Sistema di Interscambio. Qualora l’Ente non intenda procedere ad investimenti interni, potrà utilizzare i servizi messi a disposizione degli intermediari come previsto dalle regole tecniche.

 

Il quadro delle scadenze relative all’avvio della fatturazione elettronica per gli Enti Locali

Scadenza Adempimento
31 dicembre 2014 Entro questa data, ai sensi dell’art. 6, comma 5, del Dm. n. 55/13, gli Enti Locali devono identificare gli Uffici da dedicare alla ricezione delle fatture e provvedere al caricamento degli stessi nell’Indice della Pubblica Amministrazione.
28 febbraio 2015 Qualora l’Ente abbia attivato più “codici-ufficio” per la ricezione delle fatture, in base all’Allegato “C” del Dm. n. 55/13, dovrà comunicare ai propri fornitori quale codice utilizzare nelle fatture.
15 marzo 2015 Entro tale data l’Ente dovrà avere aggiornato i propri applicativi informatici che gli permettano un colloquio con il “Sdi”, in grado di supportare l’Ufficio nell’operatività di ricezione, controllo e produzione dell’esito committente.
31 marzo 2015 A partire dal 31 marzo 2015, anche gli Enti di cui all’art. 1, comma 2, della Legge n. 196/09 non potranno più accettare fatture emesse o trasmesse nei loro confronti in forma cartacea né potranno procedere ad alcun pagamento nemmeno parziale, fino all’invio in forma elettronica (art. 1, comma 210, Legge n. 244/07).

di Cesare Ciabatti


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