Il quesito:
“Le fatture elettroniche emesse secondo le disposizioni del Dm. 17 giugno 2014, sia passive che attive, devono essere conservate in elettronico sia dal fornitore che dal cliente o possono essere stampate ?”
La risposta dei ns. esperti:
In merito alla conservazione delle fatture elettroniche, l’art. 39 del Dpr. n. 633/72 dispone che “le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze adottato ai sensi dell’art. 21, comma 5, del Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82”. L’art. 21, comma 3, dello stesso Dpr. n. 633/72 dispone che “il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione”.
Dunque, l’obbligo di conservazione della fattura è in carico al soggetto passivo (committente e fornitore), che dovrà provvedere a conservarla secondo modalità e procedure utili a garantire la leggibilità, l’integrità e l’autenticità della fattura per il periodo di 10 anni previsto dall’art. 2220 del Codice civile.
Procedure e modalità che apposite regole tecniche hanno puntualmente descritto.
A tal fine il Legislatore tecnico ha individuato 2 momenti distinti, separando l’attività di archiviazione da quelle di conservazione.
Con l’art. 3, del Dm. 17 giugno 2014, il Legislatore ha fornito indicazioni in merito alla creazione dell’archivio fiscale, utili a consentire l’agevole ricerca ed estrazione delle informazioni. A tal fine, si prevede che venga assicurata la ricerca delle fatture per nome, cognome, denominazione, Codice fiscale, Partita Iva e data.
L’archivio fiscale così formato dovrà essere firmato digitalmente dal Responsabile della conservazione, nominato all’interno dell’Ente, marcato temporalmente e inviato in conservazione. Il processo di conservazione dell’archivio sarà gestito dal Responsabile della conservazione, che potrà anche delegarlo all’esterno presso conservatori accreditati, come previsto dall’art. 44, comma 1-ter, del Dlgs. n. 85/05 (“Codice dell’Amministrazione digitale”).
Nel probabile caso in cui l’Ente decida di affidare la conservazione all’esterno, dovrà anche procedere entro 30 giorni alla comunicazione della variazione del luogo di conservazione delle scritture contabili, come disposto dall’art 35, comma 3, del Dpr. n. 633/72, mediante Modello AA7/10, indicando la sede fisica dei server nei quali sono conservati i documenti fiscali.
Superato l’impatto della gestione delle fatture in formato elettronico, certamente anche l’aspetto dell’archiviazione e conservazione elettronica dovrà essere preso attentamente in considerazione da parte degli Enti interessati, sia nella veste di committenti che, in taluni casi, di fornitori, dal momento che, come si è visto, è lo stesso Dpr. n. 633/72 e quindi la normativa fiscale ad imporlo.
di Cesare Ciabatti
