All’interno del Dl. 24 aprile 2014, n. 66 (c.d. “Decreto Irpef” o “Decreto Renzi”) sono contenute importanti novità che interessano il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione.
L’art. 25 del Decreto-legge anticipa al 31 marzo 2015 l’avvio della fatturazione elettronica obbligatoria nei confronti di tutte le Pubbliche Amministrazioni, comprese quelle locali. Per le Agenzie fiscali, i Ministeri e gli Enti di previdenza, l’obbligo di fatturazione elettronica scatta dal prossimo 6 giugno 2014, come disposto dall’art. 6 del Dm. 3 aprile 2013, n. 55. L’anticipazione comporta che, entro il 31 dicembre 2014, le Amministrazioni locali dovranno individuare gli Uffici destinatari delle fatture elettroniche da caricare presso l’Indice della Pubblica Amministrazione (Ipa). Il Codice univoco assegnato allo specifico ufficio dall’Ipa è indispensabile per la trasmissione della fattura da parte del “Sistema di Interscambio” e deve essere obbligatoriamente indicato nella fattura.
L’art. 25 del Dl. n. 66/14 non prevede solo di mettere a regime quanto prima la fatturazione elettronica all’interno delle P.A. al fine di completarne il percorso di ammodernamento e di digitalizzazione, ma anche di assicurare l’effettiva tracciabilità dei pagamenti. E per tale scopo, l’art 25, comma 2, incrementa il contenuto informativo delle fatture emesse nei confronti della P.A., le quali dovranno riportare il “Codice informativo di gara” (Cig) – tranne i casi di esclusione previsti dalla Legge n. 136/13 – ed il “Codice unico di progetto” (Cup) – nel caso di fatture relative ad interventi finanziati da contributi comunitari e ad ogni nuovo progetto di investimento pubblico nei casi previsti dall’art. 11 della Legge n. 3/03. Quest’ultima novità riguarda le fatture elettroniche emesse verso tutte le P.A., comprese quindi anche quelle che saranno trasmesse dal 6 giugno 2014 verso le Pubbliche Amministrazioni centrali. In mancanza delle indicazioni nella fattura elettronica dei codici Cig e Cup, salvo le esclusioni normative previste, le Pubbliche Amministrazioni hanno il divieto di procedere al pagamento.
Le novità del Dl. n. 66/14 non finiscono qui: l’art. 42 dà indicazioni sulla tenuta del “Registro delle fatture”, predisponendo l’introduzione del “Registro unico delle fatture” a partire dal prossimo 1° luglio 2014. L’obbligo scatterà per tutte le Pubbliche Amministrazioni di cui all’art 1, comma 2, de Dlgs. n. 165/01 ed avrà per oggetto, sia la fatture elettroniche che le fatture analogiche (fatture cartacee o in formato pdf). Il contenuto dispositivo dell’art. 42 è inserito all’interno del Capo 3 del Dl. n. 66/14, dedicato agli strumenti per prevenire il formarsi dei ritardi dei pagamenti delle P.A..
Questo sembra far presupporre innanzi tutto che il “Registro unico” non assolverà obblighi fiscali previsti dal Dpr. n. 633/72 ma avrà la finalità di certificare i tempi medi di pagamento di ciascuna Pubblica Amministrazione. Per registrare le fatture, l’Ufficio avrà tempo 10 giorni dalla data di ricevimento attestata dalla registrazione del documento sul Protocollo generale dell’Ente. Al fine di ridurre gli oneri a carico delle Amministrazioni, il Registro potrà essere sostituito dalle apposite funzionalità messe a disposizione sulla piattaforma elettronica per la certificazione dei crediti di cui all’art. 7, comma 1, del Dl. n. 35/13, convertito con modificazioni, dalla Legge n. 64/13.
I dati che devono essere inseriti nel “Registro unico” sono:
a) il Codice progressivo di registrazione;
b) il numero di Protocollo di entrata;
c) il numero della fattura o del documento contabile equivalente;
d) la data di emissione della fattura o del documento contabile equivalente;
e) il nome del creditore e il relativo codice fiscale;
f) l’oggetto della fornitura;
g) l’importo totale, al lordo di Iva e di eventuali altri oneri e spese indicati;
h) la scadenza della fattura;
i) nel caso di Enti in contabilità finanziaria, gli estremi dell’impegno indicato nella fattura o nel documento contabile equivalente oppure il capitolo e il Piano gestionale, o analoghe unità gestionali del bilancio sul quale verrà effettuato il pagamento;
l) se la spesa è rilevante o meno ai fini Iva;
m) il “Codice identificativo di gara” (Cig), tranne i casi di esclusione dall’obbligo di tracciabilità di cui alla Legge n. 136/10;
n) il “Codice unico di progetto” (Cup), in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell’art. 11 della Legge n. 3/03;
o) qualsiasi altra informazione che si ritiene necessaria.
Nell’operatività dell’Ufficio l’inserimento di tutti questi dati rischia di determinare un importante aggravio di lavoro con conseguenti ritardi della macchina amministrativa. Se per le fatture analogiche (rappresentate su carta o su un file “Pdf”) la procedura di inserimento non può che essere fatta manualmente, diversa è la questione nel caso in cui si tratti di fatture elettroniche prodotte secondo le specifiche tecniche di cui all’Allegato “A” del citato Decreto n. 55/13. In questo caso infatti è possibile implementare procedure interoperabili in grado di valorizzare in automatico i dati previsti per il “Registro unico delle fatture” con quelli previsti dal tracciato “Xml” della fattura elettronica ricevuta tramite il “Sistema di Interscambio”. Infatti da un parallelo tra i dati elencati dall’art. 42 del Dl. relativi al “Registro unico” e quelli previsti nel formato “Xml” della fattura elettronica, si evince che tranne il numero di Protocollo in entrata prodotto al momento della registrazione sul Sistema di Protocollo informatico dell’Ente e l’indicazione della rilevanza ai fini Iva della fattura, tutti gli altri sono previsti dall’Allegato “A” del Dm. n. 55/13. Occorre tuttavia sottolineare che nel formato della fattura elettronica alcuni dati sono obbligatori e pertanto la loro mancanza, ai fini del controllo del “Sistema di Interscambio”, produce una notifica di scarto, mentre altri sono facoltativi, previsti nel formato della fattura elettronica al fine di dematerializzare l’intero ciclo passivo delle fatture permettendo l’integrazione con sistemi gestionali e di pagamento. Fra i dati facoltativi previsti dall’Allegato “A” sono indicati il Codice identificativo Gara (Cig), il Codice unico di Progetto (Cup), la data di scadenza della fattura e gli estremi dell’impegno di spesa. Agli effetti pratici quindi, all’Ente possono essere recapitate fatture non complete di dati quali il Cig o il Cup, anche nei casi in cui la normativa sulla tracciabilità dei pagamenti lo preveda obbligatoriamente. L’impasse che si viene a creare dovrà essere chiarito dal Legislatore in quanto la fattura è considerata regolarmente emessa dal lato fornitore ai sensi dell’art. 21, comma 1, del Dpr. n. 633/72 in quanto il “Sistema di Interscambio” ha rilasciato la ricevuta di avvenuta consegna (art. 2, comma 4, Dm. n. 55/13) ma l’Ente non può pagare la fattura perché mancante di alcuni dati obbligatori utili alla tracciabilità del pagamento (art. 25, comma 3, Dl. n. 66/14). Inoltre, lato fornitore, non sussisterebbero le fattispecie previste dall’art. 26 del Dpr. n. 633/72 per l’emissione della Nota di credito, in quanto la fattura non presenterebbe nessun vizio sostanziale che ne permetterebbe la rettifica ai fini Iva.
Da un punto di vista documentale, l’art. 42 del Dl. n. 66/14, prevedendo al comma 1, lett. b), tra i dati obbligatori il numero di Protocollo in entrata, chiarisce che il documento fattura dovrà essere registrato nel Protocollo informatico. Del resto, anche l’art. 53, comma 5, del Dpr. n. 445/00 prevede che sono oggetto di registrazione obbligatoria sul Protocollo generale i documenti in entrata e in uscita e tutti i documenti informatici e pertanto tutte le fatture elettroniche. Anche la possibilità di optare per la registrazione nel Registro particolare come previsto dal secondo periodo dello stesso art. 53, comma 5, sembra essere decaduta anche per le fatture analogiche, le quali dovranno essere registrate prioritariamente nel Registro di protocollo e poi nel “Registro unico delle Fatture”. Il Registro dovrà essere unico per tutto l’Ente come disposto dall’art. 42, comma 1, del Dl. n. 66/14, escludendo la possibilità di ricorrere da parte dell’Amministrazione a Registri di settore o di reparto. Quest’ultima precisazione implica che nell’Amministrazione sia presente un’infrastruttura tecnologica in grado di garantire l’operatività decentrata presso i singoli Uffici, riaffermando l’opportunità per l’Amministrazione di adottare, anche per il Protocollo informatico-gestione documentale, di un modello operativamente decentrato in grado di preservare l’unicità dell’archivio e l’efficienza dell’intero sistema informativo dell’Ente. La registrazione nel Protocollo informatico, oltre ad assicurare la corretta fascicolazione del documento all’interno dell’archivio, è utile per garantire la conservazione nel tempo del documento fattura ed automatizzare la procedure di conservazione sostitutiva che, per i documenti fiscali, deve essere effettuata secondo le disposizioni del Dm. 23 gennaio 2004.
di Cesare Ciabatti
