dell’Avv. Giuseppina Tofalo
Il testo del quesito:
“In vista delle consultazioni elettorali, intendiamo definire le modalità di pubblicazione sull’Albo Pretorio online degli Elenchi degli scrutatori di seggio, anche alla luce di precedenti segnalazioni di Cittadini relative all’esposizione dei propri dati personali. Al fine di rispettare i principi di minimizzazione e limitazione della conservazione previsti dal ‘Gdpr’, vorremmo limitare le informazioni pubblicate al solo nome, cognome e data di nascita degli scrutatori, escludendo recapiti e ulteriori dati personali. Intendiamo inoltre circoscrivere la permanenza online degli elenchi al periodo strettamente necessario allo svolgimento del procedimento elettorale, procedendo successivamente alla deindicizzazione, anonimizzazione o rimozione dei documenti. Si chiede se tali modalità possano considerarsi conformi alla normativa in materia di Protezione dei dati personali.”
La risposta dei ns. esperti:
Ai fini della corretta valutazione della questione occorre, preliminarmente, distinguere tra la pubblicità delle operazioni relative alla nomina degli scrutatori e la successiva pubblicazione online dell’elenco nominativo dei soggetti designati.
La disciplina elettorale applicabile può infatti prevedere specifiche forme di pubblicità connesse alla convocazione e allo svolgimento della pubblica adunanza della Commissione elettorale comunale, nonché la successiva comunicazione della nomina agli interessati. Da tali disposizioni, tuttavia, non può essere automaticamente desunto un generale obbligo di pubblicazione sull’Albo Pretorio online dell’elenco nominativo degli scrutatori né, conseguentemente, della loro data di nascita.
La questione assume particolare rilievo sotto il profilo della protezione dei dati personali. La diffusione di dati attraverso il sito istituzionale di una Pubblica Amministrazione costituisce infatti una specifica operazione di trattamento, che deve trovare un preciso fondamento nella normativa applicabile. L’esistenza di un regime di pubblicità del procedimento non comporta, di per sé, la possibilità di rendere liberamente accessibili sul web tutti i dati personali contenuti negli atti relativi al procedimento stesso.
Anche in presenza di un obbligo di pubblicità legale, l’Amministrazione deve pertanto verificare, in primo luogo, l’esistenza di un presupposto normativo che consenta la diffusione online e, successivamente, individuare esclusivamente i dati la cui pubblicazione risulti effettivamente necessaria, nel rispetto dei principi di liceità, minimizzazione e protezione dei dati per impostazione predefinita, di cui agli artt. 5 e 25 del Regolamento (UE) 2016/679.
È certamente condivisibile, quindi, la scelta di escludere dall’eventuale pubblicazione indirizzi, recapiti, codici fiscali e ogni altra informazione personale non necessaria. Una specifica valutazione deve tuttavia essere compiuta anche rispetto alla data di nascita. Tale informazione non può essere inserita automaticamente nell’elenco online per il solo fatto di costituire un elemento identificativo dello scrutatore: anche la sua diffusione deve essere giustificata dalla disciplina applicabile e risultare concretamente necessaria rispetto alla finalità di pubblicità perseguita.
Prima ancora di stabilire quali informazioni inserire nell’elenco, l’Ente deve dunque accertare se sussista effettivamente l’obbligo di pubblicare online l’elenco nominativo degli scrutatori. Qualora esista una specifica disposizione regionale, una circolare, un’istruzione dell’Autorità competente o un’altra fonte che prescriva espressamente tale pubblicazione, questa dovrà essere esaminata anche sotto il profilo privacy, così da individuare esattamente i dati che devono essere resi pubblici. In assenza di un simile fondamento, invece, la pubblicità prevista dalla disciplina elettorale non può essere estesa in via interpretativa alla diffusione online dei nominativi.
Quanto alla durata della pubblicazione, qualora sia accertata l’esistenza di uno specifico obbligo normativo, la disponibilità online dei dati deve essere limitata al periodo stabilito dalla normativa o, in mancanza di un termine espresso, al tempo strettamente necessario al conseguimento della finalità di pubblicità. Una volta esaurita tale finalità, deve cessare la libera diffusione dei dati sul web.
La cessazione della pubblicazione non deve, però, essere confusa con la cancellazione dell’atto dagli archivi dell’Ente. Il Documento potrà continuare a essere conservato secondo le regole applicabili alla gestione documentale e archivistica, ma non dovrà rimanere liberamente e indefinitamente accessibile sul sito istituzionale. È inoltre opportuno configurare tecnicamente l’Albo Pretorio in modo da impedire, ove previsto e tecnicamente possibile, l’indicizzazione dei documenti contenenti dati personali da parte dei motori di ricerca generalisti.
In conclusione, sono corrette le cautele prospettate dall’Ente in materia di minimizzazione dei dati e limitazione temporale della loro diffusione, ma non può essere data per presupposta la legittimità della pubblicazione dell’elenco contenente nome, cognome e data di nascita. Occorre prima individuare la specifica fonte normativa o amministrativa che imponga la pubblicazione online e, soltanto successivamente, stabilire quali dati personali possano essere diffusi e per quanto tempo.
