Fatturazione elettronica: la gestione delle fatture attive nell’Ente

L’obbligo della gestione del ciclo passivo delle fatture per le Pubbliche Amministrazioni ha 2 date ben precise, il prossimo 6 giugno 2014 per le Amministrazioni centrali e il 31 marzo 2015 per tutte le altre Amministrazioni pubbliche. Pertanto, tutti i fornitori, Pubbliche Amministrazioni locali comprese, dovranno rivedere già dal 6 giugno la gestione del ciclo attivo delle fatture qualora emetteranno fatture alle Amministrazioni centrali ovvero Ministeri, Scuole di ogni ordine e grado, Agenzie fiscali ed Enti di assistenza e previdenza, producendo il documento fattura secondo il formato elettronico indicato dall’Allegato “A” del Dm. n. 55/13 ed inviandolo attraverso il Sistema di interscambio (di seguito “Sdi”).

La gestione del ciclo attivo delle fatture elettroniche presenta delle peculiarità che dovranno essere osservate per garantire il rispetto delle procedure di produzione, trattamento e conservazione previste per i documenti fiscali elettronici. Innanzi tutto, la produzione della fattura elettronica non potrà essere fatta in un qualsiasi formato elettronico ancorché statico e privo di macroistruzioni e codici eseguibili come il Pdf o Pdf/A, ma in un formato Xml (eXtensiblemarkup language) secondo una sintassi standard, puntualmente definita dall’Allegato “A” del Dm. n. 55/13, che il soggetto produttore dovrà rigorosamente rispettare. La produzione della fattura secondo un formato definito rappresenta un salto di qualità nel processo di digitalizzazione delle Pubbliche Amministrazioni, andando ben oltre ai benefici ad oggi conseguiti grazie alla trasmissione telematica, offrendo la possibilità di automatizzare i processi. La fattura elettronica prodotta nei confronti della P.A. (di seguito “fatturaPA”) propone un nuovo modello di informatizzazione, il cui punto di forza è nella capacità degli applicativi di scambiarsi informazioni grazie a strutture di dati condivisibili, indispensabili per automatizzare la procedura di data entry delle fatture nel gestionale di contabilità, nonché nel registro di protocollo e “Registro unico delle fatture”, di cui all’art 42 del Dl. 24 aprile 2014 e migliorare anche la qualità dei dati inseriti, evitando la produzione di errori di digitalizzazione. La produzione del filefatturaPA” può essere fatto direttamente dal soggetto produttore, oppure essere affidato ad un terzo intermediario, ed in entrambi i casi il documento “fatturaPA” dovrà essere sottoscritto con firma digitale o qualificata al fine di garantirne l’integrità ed autenticità. Nel caso in cui l’Ente decida di gestire autonomamente il processo di produzione del file “fatturaPA”, dovrà procedere all’aggiornamento del gestionale di contabilità nel quale sono presenti tutti i dati che confluiscono nel formato Xml della fattura. In attesa dell’aggiornamento,l’Ente potrà accedere ai servizi messi a disposizione nel sito dedicato alla fatturazione elettronica verso la P.A. (www.fatturapa.gov.it), nel quale è possibile utilizzare gli applicativi previo autenticazione con credenziali Entratel o Fisconline, oppure scaricare alcune applicazioni open source messe a disposizione gratuitamente on line, uno fra queste il “Modulo di fatturazione attiva” prodotto dalla Regione Lazio (www.laitspa.it).

Al fine di completare l’intero processo di produzione della fattura elettronica, è opportuno definire anche le modalità dell’assolvimento dell’Imposta di bollo per i documenti informatici rilevanti ai fini tributari. Quindi, determinato l’importo dell’Imposta di bollo secondo le disposizioni del Dpr. n. 642/72, l’art. 7, comma 1, del Dm. 23 gennaio 2004 dispone che il versamento dovrà avvenire nelle modalità di cui al Dlgs. n. 237/97, ovvero dovrà essere assolto in modalità virtuale. Il soggetto interessato pertanto dovrà presentare all’Ufficio delle Entrate competente una comunicazione contenente il numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l’anno nonché l’importo e gli estremi dell’avvenuto pagamento dell’Imposta. Successivamente, entro il mese di gennaio dell’anno successivo, sempre il soggetto interessato dovrà presentare all’Ufficio delle Entrate competente una comunicazione (consuntiva) contenente “l’indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell’anno precedente, e gli estremi del versamento dell’eventuale differenza dell’Imposta (…) ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione” (art. 7, comma 2, Dm. 23 gennaio 2004). Come ha precisato anche la Circolare Agenzia delle Entrate n. 36 del 6 dicembre 2006, il soggetto interessato deve quindi accertare l’effettivo numero dei documenti informatici emessi o formati nel corso dell’anno, calcolare l’Imposta dovuta per gli stessi e stabilire la differenza da versare o da chiedere a rimborso.

Al fine del trattamento del documento fattura, è importante chiarire come ne viene individuata la data di emissione. L’art. 2, comma 4, del Dm. 3 aprile 2013, n. 55, stabilisce che “la fattura elettronica si considera trasmessa per via elettronica, ai sensi dell’art. 21, comma 1, del Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, e ricevuta dalle Amministrazioni di cui all’art. 1, comma 2, solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna, di cui al Paragrafo 4 del documento che costituisce l’Allegato B del presente Regolamento, da parte del Sistema di interscambio” . Previsione questa in coerenza con il disposto di cui all’art. 21, comma 1, del Dpr.n. 633/72 nel quale si prevede che “la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente”. Quindi, il ciclo di produzione del documento “fatturaPA” si considera completato alla data contenuta nella ricevuta di consegna che il “Sdi” produce a seguito dei controlli di conformità del formato e di validità delle firme elettroniche apposte e dell’avvenuta messa a disposizione al destinatario della fattura. La registrazione del documento “fatturaPA” nel registro Iva, quando previsto, dovrà pertanto avvenire nel momento successivo alla produzione e trasmissione al “Sdi”, in quanto una notifica di scarto a seguito della non conformità del formato o della procedura di controllo della firma, determina la necessità di correggere la stessa fattura e non l’emissione di una nuova. Infatti, l’emissione di una nota di credito a storno di una fattura non correttamente emessa è prevista solo quando sussistano i requisiti previsti dall’art. 26 del Dpr.n. 633/72, come anche chiarito dalla Circolare Mef n. 1 del 31 marzo 2014. Al fine di rendere evidente la data di emissione, è auspicabile che venga mantenuta l’associazione, nel registro Iva, tra il documento “fatturaPA” e le relative ricevute prodotte dal “Sdi”. Relativamente alla tenuta del registro Iva, questo dovrà garantire l’ordine cronologico senza soluzione di continuità prevista dall’art. 4 del Dm. 23 gennaio 2004; pertanto, qualora lo stesso soggetto produttore emetta fatture in formato analogico e elettronico all’interno dello stesso periodo di imposta, è opportuno che nel registro Iva sia previsto un apposito sezionale nel quale annotare le fatture elettroniche numerate progressivamente con una distinta serie numerica.

Da un punto di vista documentale, è opportuno che la “fatturaPA” venga registrata nel Protocollo generale dell’Ente come disposto dall’art. 53, comma 5, del Dpr. n. 445/00, il quale stabilisce che “sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’Amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione”. Tra i documenti soggetti a registrazione particolare, rientrano le fatture la cui annotazione nell’apposito registro è sufficiente per certificare la data di ricezione del documento. Tuttavia, per la “fatturaPA”, in quanto documento informatico, lo si deve ricondurre tra i documenti soggetti a registrazione obbligatoria nel registro di protocollo generale dell’Ente. L’obbligo previsto dal Legislatore del Dpr. n. 445/00 trova una sua motivazione nell’esigenza di garantire la conservazione e l’unità dell’archivio dell’Ente messa duramente a rischio dalla proliferazione degli strumenti di trasmissione elettronica quali posta elettronica e Posta elettronica certificata. In questo senso anche la registrazione sul “Registro unico delle fatture”, disposto dall’art. 42 del Dl. 24 aprile 2014 n. 66 (c.d. “Decreto Irpef”) per tutte le fatture, sia analogiche che digitali, non ne esclude la registrazione nel Registro di protocollo almeno per le fatture elettroniche.

Altra peculiarità della gestione del documento “fatturaPA” è il processo di conservazione che deve seguire le disposizioni del Dm. 23 gennaio 2004. Il Decreto infatti prevede per le fatture elettroniche un’attività di conservazione con cadenza almeno quindicinale la cui procedura, prevista all’art. 3, comma 2, del Dm., la memorizzazione su supporti ottici dei file fattura e l’apposizione della firma qualificata o digitale del Responsabile della conservazione e della marca temporale in luogo del riferimento temporale. Gli adempimenti del Dm. 23 gennaio 2004 non terminano qui; infatti, l’art. 5 dispone che, entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine di presentazione della Dichiarazione dei redditi, il soggetto interessato provveda a trasmettere, alle competenti Agenzie fiscali, l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione completo della firma digitale e marca temporale. Procedure queste che saranno riviste nel prossimo Decreto che sostituirà il Dm. 23 gennaio 2004, la cui emanazione è auspicata a breve termine.

di Cesare Ciabatti


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