Fatture elettroniche: nuova procedura per la loro gestione e per il contenimento dei tempi di pagamento

Fatture elettroniche: nuova procedura per la loro gestione e per il contenimento dei tempi di pagamento

Il quadro normativo

L’art. 25 del Dl. n. 66/13, ha stabilito che dal 31 marzo 2015 le fatture emesse nei confronti degli Enti pubblici indicati all’art. 1, comma 2, Legge n. 196/09 dovranno essere in formato elettronico, firmate con firma digitale e trasmesse mediante il sistema di interscambio secondo le regole tecniche contenute nel Dm. n. 55/13.

L’art. 1, comma 210, della Legge n. 244/07 stabilisce il divieto da parte della Pubblica Amministrazione di procedere al pagamento delle fatture emesse e trasmesse nelle modalità indicate dal predetto Decreto ministeriale a partire dal 31 marzo 2015.

Secondo il disposto dell’art. 25, comma 2, del Dl. n. 66/14, non potranno altresì essere pagate le fatture che non contengano il Cig o il Cup corretto nei casi previsti dalla norma di riferimento.

L’art. 6, del Dm. 23 gennaio 2015, dispone che venga annotato nelle fatture elettroniche la “scissione dei pagamenti” nei casi previsti dall’art 17-ter del Dpr. n. 633/72.

L’art. 17, del Dpr. n. 633/72, prevede che sia annotato in fattura se la prestazione del servizio è soggetta a “inversione contabile”.

L’art. 7-bis, del Dl. n. 35/13 (art. 27 del Dl. n. 66/14), prevede nuove funzionalità della “Pcc” al fine di monitorare costantemente l’intero ciclo di vita dei debiti commerciali e dei relativi tempi di pagamento.

Informatizzazione delle procedure

Da diversi anni il Legislatore ha avviato un percorso di informatizzazione dei processi e di dematerializzazione dei documenti amministrativi teso da un lato a conseguire vantaggi in termini economici e logistici, e dall’altro a semplificare e migliorare la trasparenza e qualità dell’informazione trattata. La dematerializzazione dei documenti e degli atti cartacei delle Pubbliche Amministrazioni prevista dall’art. 42 del Dlgs. n. 82/05 (“Codice dell’Amministrazione digitale”) consiste nella progressiva perdita di consistenza fisica da parte degli archivi, tradizionalmente costituiti da documentazione cartacea, mediante loro sostituzione con documenti informatici. Oggi la dematerializzazione definisce il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata all’interno delle strutture amministrative pubbliche e private e la sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico a cui la normativa statale, fin dal 1997 (art. 15, comma 2, della Legge n. 59/97), ha confermato pieno valore giuridico.

Il tema della dematerializzazione della documentazione prodotta nell’ambito dell’attività della Pubblica Amministrazione rappresenta attualmente uno degli elementi di rilievo all’interno dei processi di riforma della gestione dell’attività amministrativa in ambiente digitale e costituisce una delle linee di azione maggiormente significative ai fini della riduzione della spesa pubblica, in termini sia di risparmi diretti (carta, spazi, ecc.) sia di risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc.). I processi di gestione cartacea dei documenti, infatti, sono caratterizzati da eccessiva onerosità, difficoltà di condivisione e archiviazione, mancanza di trasparenza, tempi di ricerca elevati, facilità di errori, smarrimenti, perdite ed altre più o meno costose inefficienze.

Protocollo informatico

Il protocollo informatico si colloca all’interno del Sistema di gestione informatica dei documenti come infrastruttura di base destinata ad avviare concretamente il processo di ammodernamento della Pubblica Amministrazione. Sono oggetto di protocollo tutti i documenti spediti e ricevuti dall’Ente e tutti documenti informatici (art. 53, comma 5, Dpr. n. 445/00). La fattura elettronica in quanto documento informatico dovrà essere protocollata anche all’interno del Protocollo generale oltre che nel registro fatture. Delle fatture rifiutate mediante “esito committente” dovrà essere lasciato traccia nel registro di protocollo.

Miglioramento del Sistema informativo connesso alla ricezione/pagamento delle fatture

  1. a) Individuazione puntuale del termine di scadenza del pagamento: la tempestività dei pagamenti delle fatture è inevitabilmente connessa alla esatta individuazione della data di scadenza del pagamento medesim Risulta dunque fondamentale, una volta che le prestazioni sono state eseguite o i beni consegnati, che la fattura riporti in maniera corretta la data ovvero il termine di scadenza del pagamento concordato in sede di contratto, in modo tale che i soggetti coinvolti (fornitore, uffici ordinanti e ragioneria) condividano tale informazione e dirigano le loro azioni di conseguenza;
  2. b) Fatture chiare e complete: uno dei problemi più rilevati che si potranno riscontrare nella gestione delle fatture elettroniche è la completezza e correttezza delle informazioni necessarie a garantire il pagamento. L’obbligo dell’annotazione del Cig e Cup, quando previsto, indicato dall’art. 25, del Dl. n. 66/14, oppure la corretta annotazione dell’esigibilità dell’Iva secondo l’art. 2 del Dm. 23 gennaio 2015, rende necessaria un’attività preliminare dell’Ufficio volta a comunicare al fornitore i dati sulla base dei quali dovrà essere emessa la fattura. In questo senso è utile che venga indicato al fornitore:
  • codice unico ufficio dichiarato in Ipa dell’Ufficio ordinante;
  • codice Cig e Cup quando previsti;
  • il numero di buono o gli estremi dell’impegno/contratto, come previsto dal Tuel;
  • nel caso dei servizi soggetti a inversione contabile, se l’immobile ha finalità commerciale o istituzionale;
  • modalità di pagamento;
  • coordinate bancarie complete;

Occorre quindi sensibilizzare gli Uffici ed i fornitori affinché le fatture riportino tali informazioni, onde evitare inutili perdite di tempo e, di conseguenza, un allungamento delle procedure per il pagamento.

  1. c) Trasparenza e tracciabilità dell’iter connesso al pagamento delle fatture: sarebbe auspicabile che l’iter procedurale connesso al pagamento della fattura ed i relativi tempi, oltre che reso noto ai fornitori mediante aggiornamento della “Piattaforma certificazione dei crediti”, venisse automatizzato e gestito attraverso un software di supporto in grado di associare ad ogni fattura le informazioni riguardanti lo stato del pagamento, dalla ricezione alla contabilizzazione fino alla emissione del mandato di pagamento (workflow).

Procedura pagamento della fattura elettronica

Per poter giungere all’adozione delle misure organizzative previste dalle disposizioni di legge citate, risulta necessario stabilire il seguente flusso documentale di lavorazione:

Impegno di spesa Integrazione dell’impegno di spesa dei dati relativi al Cig e Cup.Nel caso dei servizi previsti dall’art 17, del Dpr. n. 633/72, quali l’istallazione di impianti, demolizioni, servizi di pulizia e completamento relative ad edifici, se l’immobile per il quale è stato chiesto l’intervento in questione è strumentale ad una attività commerciale o istituzionale.
Ricezione Le fatture elettroniche saranno consegnate dal Sistema di interscambio nelle modalità indicate in Ipa. All’interno di ogni fattura sarà riportato il codice univoco Ufficio destinatario comunicato preventivamente al fornitore a cura dell’Ufficio.
Protocollazione Le fatture vengono registrate dall’Ufficio Protocollo e assegnate direttamente all’Ufficio indicato in fattura per le successive attività di controllo preliminare.
Controllo preliminare L’Ufficio competente provvede tempestivamente al controllo formale della fattura, valutando la correttezza dei seguenti dati:-          Cig e Cup;

–          esigibilità Iva e inversione contabile;

–          Imposta di bollo se dovuta.

Esito commitente Nel caso in cui il controllo formale delle fatture evidenzi difformità dovrà essere emesso il cosiddetto “esito committente” di rifiuto.Poiché l’accettazione della fattura determina un riconoscimento del debito (art. 1988 Cc.), tale ricevuta potrà essere rilasciata solo per le fatture già liquidate. Nel caso in cui i tempi di liquidazione siano maggiori a 15 giorni, il “Sistema di interscambio” rilascia una ricevuta di decorrenza termini.
Assegnazione all’Ufficio “Ragioneria Successivamente all’attività di controllo da parte dell’Ufficio, quest’ultimo provvede contestualmente ad attivare la procedura di liquidazione ed assegnare la fattura all’Ufficio “Ragioneria” per la registrazione nel Registro unico.
Registrazione fatture Il Servizio “Finanziario” provvede entro 10 giorni dalla data di emissione fattura alla registrazione nel Registro unico delle fatture. 
Emissione atti di liquidazione Gli Uffici che hanno effettuato l’ordinativo di spesa, una volta ricevute le fatture ed effettuati gli opportuni controlli, emettono il relativo atto di liquidazione.Sull’atto di liquidazione viene riportata la scadenza del pagamento.
Aggiornamento “Pcc Gli Uffici, una volta prodotto l’atto di liquidazione, aggiornano lo “stato di contabilizzazione” della fattura nella “Piattaforma certificazione dei crediti”, indicando se l’importo è liquidato, sospeso o non liquidabile.
Aggiornamento “Pcc L’Ufficio “Ragioneria” provvede ad aggiornare nella “Piattaforma certificazione dei crediti” entro il 16 del mese successivo i debiti scaduti e non pagati nel mese precedente.Qualora vengano rilasciate certificazioni del credito, eventuali cessioni o compensazioni dovranno essere aggiornati i relativi stati in “Pcc”.

 

Emissione ordinativo di pagamento L’Ufficio “Ragioneria” provvede ai pagamenti nel rispetto delle scadenze previste da contratto. 
Aggiornamento “Pcc Contestualmente con l’emissione dell’ordinativo di pagamento, l’Ufficio “Ragioneria” aggiorna lo stato di fattura in “pagata” all’interno della “Pcc”.
Trasmissione al Tesoriere I mandati vengono trasmessi al Tesoriere normalmente entro 1 giorno lavorativo dalla loro emissione. La trasmissione avviene con modalità cartacee abbinato al flusso informatico.
Pagamento Secondo quanto previsto dalla Convenzione di tesoreria, il Tesoriere provvede ad eseguire i pagamenti derivanti dai mandati emessi, di norma, il secondo giorno lavorativo bancabile successivo a quello della consegna.

di Cesare Ciabatti

 



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