Rimborsi spese a dipendenti per acquisto dotazioni IT per didattica a distanza: un chiarimento sulla loro natura fiscale e sull’Imposta di bollo

Rimborsi spese a dipendenti per acquisto dotazioni IT per didattica a distanza: un chiarimento sulla loro natura fiscale e sull’Imposta di bollo

L’Agenzia delle Entrate, con la Risposta all’Istanza di Interpello n. 798 del 3 dicembre 2021, ha fornito chiarimenti in merito al trattamento fiscale dei rimborsi spese erogati al personale in didattica a distanza, richiamando l’art. 51, comma 1, del Dpr. n. 917/86 (Tuir).

L’Ente istante, al fine di consentire al proprio personale scolastico di affrontare la digitalizzazione della Scuola e, in particolare, della didattica a distanza, intende concedere un rimborso di spese documentate e anticipate dal dipendente per l’acquisto di dotazioni funzionali allo svolgimento della didattica che costituisce l’interesse esclusivo del datore di lavoro.

L’ammontare del rimborso che l’Ente intende concedere, erogato sulla base di una domanda degli aventi diritto, non può superare la misura massima di Euro 520 per ciascun dipendente.

Al fine della determinazione del rimborso massimo da erogare ai propri dipendenti, l’Ente ha elaborato dei criteri oggettivi ed analitici che permettono di determinare per ciascuna tipologia di spesa (dotazione IT, carta, toner, connessione internet) la quota di costi risparmiati dal datore di lavoro e sostenuti dal lavoratore.

In base all’applicazione di tale metodo, è stato determinato il “costo orario” delle dotazioni IT e il “costo orario” collegato al risparmio per l’Ente per il mancato acquisto di carta, toner, manutenzione e internet.

L’Ente ha chiesto:

  1. se gli importi da rimborsare si configurino redditi di lavoro dipendente ai sensi dell’art. 51, comma 1, del Tuir;
  2. se sulla domanda di rimborso si applica l’Imposta di bollo.

L’Agenzia delle Entrate ha ricordato che, ai sensi del citato art. 51, comma 1, del Tuir, costituiscono reddito di lavoro dipendente “tutte le somme e i valori in genere, a qualunque titolo percepiti nel periodo d’imposta, anche sotto forma di erogazioni liberali, in relazione al rapporto di lavoro. Si considerano percepiti nel periodo d’imposta anche le somme e i valori in genere, corrisposti dai datori di lavoro entro il giorno 12 del mese di gennaio del periodo d’imposta successivo a quello cui si riferiscono”.

Con la predetta disposizione viene in sostanza sancito il c.d. “Principio di onnicomprensività” del reddito di lavoro dipendente, in base al quale, sia gli emolumenti in denaro, sia i valori corrispondenti beni, servizi ed opere offerti dal datore di lavoro ai propri dipendenti, costituiscono redditi imponibili e, in quanto tali, concorrono alla determinazione del reddito di lavoro dipendente. Ne discende, in linea generale, che tutte le somme che il datore di lavoro corrisponde al lavoratore, anche a titolo di rimborso spese, costituiscono per quest’ultimo reddito di lavoro dipendente.

In relazione alla rilevanza reddituale dei rimborsi spese erogato dai datori di lavoro, l’Agenzia ha ricordato che con la Circolare n. 326/1997 è stato affermato, in generale, che possono essere esclusi da imposizione quei rimborsi che riguardano spese, diverse da quelle sostenute per produrre il reddito di competenza del datore di lavoro anticipate dal dipendente (ad esempio, per l’acquisto di beni strumentali di modico valore, quali la carta per la fotocopiatrice o la stampante, le pile della calcolatrice, ecc.).

Il Principio della “onnicomprensività” di reddito di lavoro dipendente è stato ulteriormente approfondito nella Risoluzione n. 178/E del 2003, nella quale è stato chiarito che non concorrono alla formazione della base imponibile del dipendente: le somme che non costituiscono arricchimento per il lavoratore (ad esempio, gli indennizzi ricevuti a mero titolo di reintegrazione patrimoniale) e le erogazioni effettuate per un esclusivo interesse del datore di lavoro. Tale prassi è stata ribadita nella Risoluzione n. 357/E del 2007, nella quale è stato precisato che le somme rimborsate ai telelavoristi per i costi del collegamento telefonico non sono da assoggettare a tassazione come reddito di lavoro dipendente essendo sostenute dal dipendente in telelavoro per raggiungere le risorse informatiche del datore di lavoro e, quindi, per poter espletare l’attività lavorativa.

Inoltre, le spese sostenute dal lavoratore e rimborsate dal datore in modo forfetario sono escluse dalla base imponibile “solo” nell’ipotesi in cui il Legislatore abbia previsto un criterio volto a determinarne la quota che, dovendosi ritenere riferibile all’uso nell’interesse del datore di lavoro, può essere esclusa dall’imposizione (vedasi quanto previsto dall’art. 51, comma 4, lett. a), del Tuir, relativamente all’utilizzo promiscuo di autovetture).

Circa la modalità di determinazione dell’ammontare della spesa rimborsata, nella Risoluzione n. 74/E del 2017 è stato affermato che qualora il Legislatore non abbia provveduto ad indicare un criterio ai fini della determinazione della quota esclusa da imposizione, i costi sostenuti dal dipendente nell’esclusivo interesse del datore di lavoro devono essere individuati sulla base di elementi oggettivi, documentalmente accertabili, al fine di evitare che il relativo rimborso concorra alla determinazione del reddito di lavoro dipendente.

Nel caso di specie, secondo quanto rappresentato, il rimborso riconosciuto dall’Ente ai dipendenti per l’utilizzo dei dispositivi IT si basa su parametri oggettivi diretti a determinare i costi risparmiati dall’Ente che, invece, sono stati sostenuti dal dipendente nell’espletamento della propria attività lavorativa. Pertanto, in ragione della modalità di determinazione analitica delle somme, l’Agenzia ha ritenuto che le somme erogate dall’Istante al fine rimborsare il dipendente dei costi sostenuti nell’interesse del datore di lavoro non siano imponibili ai fini Irpef.

Con riferimento all’applicazione dell’Imposta di bollo, l’Agenzia ha osservato che detta l’art. 1 del Dpr. n. 642/1972 stabilisce che “sono soggetti all’Imposta di bollo gli atti, documenti e registri indicati nell’annessa tariffa”. L’art. 3 della Tariffa allegata al citato Decreto stabilisce che è dovuta l’Imposta di bollo, fin dall’origine, nella misura di Euro 16,00, per ogni foglio, per le “istanze, petizioni, ricorsi e relative memorie dirette agli uffici e agli organi anche collegiali dell’Amministrazione dello Stato, delle Regioni, delle Province, dei Comuni, (…) tendenti ad ottenere l’emanazione di un provvedimento amministrativo o il rilascio di certificati, estratti, copie e simili”. In linea generale quindi, le Istanze rivolte alla Pubblica amministrazione, che costituiscono l’atto di impulso di un procedimento amministrativo, in questo caso un rimborso spese, sono soggette all’Imposta di bollo. Tuttavia, la nota 3 al citato articolo della Tariffa dispone che “non sono soggette all’Imposta le Istanze concernenti rapporti di impiego prodotte dai dipendenti degli Uffici controindicati alla Amministrazione competente”.

Nel caso di specie, trattandosi di rimborsi relativi a spese che il dipendente sostiene non nel proprio personale interesse, l’Agenzia ha ritenuto che l’Istanza per ottenerne il rimborso rientri nell’ipotesi di esenzione dall’Imposta di bollo contemplata dalla nota 3 all’art. 3 della Tariffa del Bollo sopra richiamata e, dunque, non sia soggetta al pagamento della stessa.


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