Sistemi di conservazione: l’11 aprile 2017 scade il termine per l’adeguamento

Sistemi di conservazione: l’11 aprile 2017 scade il termine per l’adeguamento

L’11 aprile 2017 scadono i 36 mesi di tempo previsti dall’art. 14, Dpcm. 3 dicembre 2013, che l’Ente ha avuto a disposizione per migrare i vecchi sistemi di conservazione gestiti secondo le regole tecniche contenute nella Delibera Cnipa n. 11/2004 al nuovo sistema di conservazione descritto dal Dpcm. 3 dicembre 2013.

La disposizione riguarda gli Enti che nel tempo hanno prodotto o ricevuto documenti informatici, con particolare riferimento a quelli firmati con firma digitale e che sono stati conservati mediante la memorizzazione in supporti non riscrivibili nel rispetto delle regole tecniche allora in vigore.

L’attività prevede la definizione di un dettagliato piano operativo da allegare al manuale di conservazione nel quale indicare modi e tempi per migrare al nuovo sistema di conservazione dell’Ente, sistema che, come disposto dall’art. 44, 1-ter, Dlgs. n. 82/05, potrà anche essere esternato presso i conservatori accreditati.

Il mancato versamento nel sistema di conservazione dei vecchi archivi genera almeno due criticità in capo al responsabile della conservazione dell’ente. La prima è che si perde il valore giuridico del documento non essendo questo conservato con procedure adeguate utili a garantirne le caratteristiche di autenticità, l’affidabilità, integrità. La seconda criticità è ancora più rilevante ed è il motivo essenziale per il quale è assolutamente necessario migrare alle nuove procedure indicate dal Dpcm. 3 dicembre 2013, ovvero garantire la leggibilità del documento nel lungo periodo.

La sostanziale differenza tra le vecchie regole tecniche e le nuove risiede nel fatto che quest’ultime hanno sancito che per conservare un documento nel tempo non è sufficiente la sola memorizzazione del file garantendo l’integrità della relativa sequenza binaria, ma occorre passare ad un processo di conservazione affidabile in grado di garantire la leggibilità e l’autenticità del documento nel lungo termine.

La mancata conservazione a norma dell’archivio digitale dell’Ente, comporta responsabilità anche nei confronti della sovrintendenza archivistica competente, infatti secondo l’art. 10, comma 2, lett. b), Dlgs. n. 42/04 (“Codice dei beni culturali”), l’archivio dell’Ente è un bene culturale e come tale soggetto a tutela. A tal fine l’Ente ha l’obbligo di conservare gli archivi nella propria organicità e ordinamento (art. 30 del Dlgs. n. 42/04) nonché comunicare qualsiasi attività di scarto, trasferimento e cambio di detentore.

di Cesare Ciabatti


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