Un altro tassello utile a supportare il processo di digitalizzazione dell’Ente è stato definito con l’emanazione della Determinazione Agid n. 157 del 23 marzo 2020.
“Spid” (“Sistema pubblico di identità digitale”), oltre a rilasciare identità digitali utili a cittadini e imprese di accedere ai servizi on line messi a disposizione dalle Pubbliche Amministrazioni, permetterà anche di firmare documenti informatici.
Le regole tecniche entreranno in vigore dopo la pubblicazione in G.U. ed avranno carattere vincolante erga omnes come precisato anche dal Consiglio di Stato nel Parere rilasciato sullo schema di Decreto legislativo correttivo al “Cad” n. 2122/2017 del 10 ottobre 2017.
La nuova modalità di firma elettronica avanzata prevista dall’art. 20 Dlgs. n. 82/2005 (Cad) intende semplificare il processo di formazione del documento ed ampliare il numero di soggetti dotati di strumenti di firma, indispensabile per produrre documenti nativi digitali con piena efficacia giuridica prevista dall’art. 2702 del Codice civile. Condizione, questa, imprescindibile per digitalizzare le attività dei processi e procedimenti interni dell’Ente: non può esserci migrazione al digitale senza garanzia dell’affidabilità giuridica e probatoria dei documenti informatici prodotti e ricevuti durante l’attività amministrativa. Dopodiché occorre rivedere processi e procedure per sfruttare al massimo gli strumenti messi a disposizione dalle tecnologie per migliorare, semplificare e snellire le attività.
Ma torniamo alla novità della nuova funzionalità di “Spid” messa a disposizione dalle nuove regole tecniche. Il processo prevede la presenza di 2 attori, il Service Provider (“Sp”) – ovvero il soggetto che eroga il servizio on line,ad esempio un Comune – e l’Identity Provider (“IdP”, cioè uno dei 9 gestori di identità digitali oggi accreditati da Agid. I 2 attori, per poter erogare il servizio di firma mediante “Spid”, dovranno dotarsi di sigilli elettronici qualificati conformi alle raccomandazioni Agid (Determinazione n. 121/2019) e al Regolamento europeo eIdas (Regolamento UE n. 910/2014). Il “Sp” dovrà predisporre il documento in .pdf, che potrà contenere uno o più campi di firma ed essere firmato da uno o più firmatari.
Regole tecniche basate su standard Saml (Security Assertion Markup Language) permetteranno l’interoperabilità fra le infrastrutture informatiche degli attori coinvolti. Qualora un “IdP” o un “SP” offra il servizio di firma, sarà reso noto all’interno del Registro “Spid”. Il firmatario potrà utilizzare la propria identità fisica, ad oggi rilasciata gratuitamente, oppure l’identità per uso professionale (sia rilasciate a persone fisiche che giuridiche) previste dalla Determinazione Agid n. 318/2019. Ipotizziamo ad esempio un servizio on line un cui il richiedente deve produrre un documento da lui sottoscritto. Mediante l’identità digitale fornita dal proprio “IdP”, l’interessato accede al servizio on line, qualora debba presentare un’autocertificazione, il “Sp”, tramite l’utilizzo di modulistica elettronica fa compilare una form, produce il documento in .pdf, lo firma con il proprio sigillo elettronico e lo invia a “IdP” con associato il Codice fiscale del firmatario. Lo “IdP”, previa identificazione di livello 2 (a 2 fattori, login e password + otp) riscontra il Codice fiscale e fa firmare il richiedente apponendo nel campo predisposto per la firma la dicitura “Il (gg/mm/aaaa) alle (hh:mm),(nome e cognome firmatario) ha confermato la volontà di apporre qui la propria sottoscrizione ai sensi dell’art. 20, comma 1‐bis del Cad”. I passaggi successivi prevedono l’apposizione del sigillo elettronico da parte dello “IdP” a garanzia dell’integrità del contenuto e il reinvio del documento firmato al “Sp”.
Quali vantaggi può trarre l’Ente da questo nuovo strumento di firma ?
In primis,abbiamo ricordato che una maggiore diffusione e usabilità delle tecnologie incentiva il processo di digitalizzazione che ha bisogno di documenti nativi digitali per potersi affermare. Ma non solo; un’attenta progettazione del servizio on line permette l’applicazione del paradigma once only, punto cardine del nuovo “Piano triennale per la digitalizzazione della P.A. 2019-2021”, ovvero i dati devono essere inseriti una sola volta e mediante interoperabilità fra sistemi condivisi automaticamente eliminano tutta l’attività di data entry. Questo è possibile mediante un ripensamento del documento, concepito non solo come contenitore di atti e fatti ma anche come un insieme di dati. Allo scopo è strategico l’utilizzo di modulistica elettronica che mediante applicativi dedicati producono 2 documenti, uno in .pdf ai fini giuridico probatorio da lasciare agli atti all’interno del fascicolo di competenza e conservato a norma, l’altro in .xml contente i dati acquisiti dalla valorizzazione dei campi del modulo. In questo modo, le istanze presentate on line potranno essere, ad esempio, protocollate, fascicolate e smistare all’Ufficio di competenza senza nessuna attività da parte dell’Ente.
Creare valore aggiunto in termini di efficienza operativa e qualità dei servizi offerti in ambiente digitale è l’unica condizione per diffondere le tecnologie Ict (Information and communication technologies), tecnologie che, in questo contesto di emergenza, si rivelano strategiche per garantire la continuità dei servizi offerti ai cittadini e permettere ai dipendenti di lavorare da remoto in smart working.
