Con la Delibera n. 17 del 30 dicembre 2015, la Sezione di controllo sulla gestione delle Amministrazioni dello Stato ha reso nota l’indagine che ha condotto sullo stato di attuazione delle disposizioni contenute nel Dl. n. 95/12 (convertito con modificazioni dalla Legge n. 133/12) in materia di “razionalizzazione ed ottimizzazione dell’utilizzo, a qualunque titolo, degli spazi destinati all’archiviazione della documentazione cartacea”.
In particolare, è emerso che, a distanza di 3 anni dall’entrata in vigore delle predette disposizioni, il sistema prefigurato dal Legislatore per garantire lo scarto annuale da parte delle Commissioni di sorveglianza non è stato ancora impostato per difficoltà incontrate nell’attuazione dell’impianto normativo. L’attenzione posta dalle singole Amministrazioni alla tematica delle attività di scarto è risultata inadeguata e sono comunque generalmente mancati interventi efficaci.
Tuttavia, la Presidenza del Consiglio dei ministri e il Ministero dei Beni e delle Attività culturali e del Turismo si sono mostrati disponibili ad avviare iniziative concrete per l’avvio delle attività di scarto.
La Sezione ha anche sottolineato che l’Agenzia del Demanio, direttamente interessata al processo di riunificazione, ha rappresentato, sin dal 2013, l’impossibilità di intraprendere il percorso di accorpamento degli archivi di deposito, in assenza di una norma che ne autorizzasse l’azione nei confronti delle Amministrazioni statali e le assegnasse le risorse necessarie per rifunzionalizzare gli immobili governativi disponibili e/o edificare nuove strutture.
Un ultimo approfondimento è stato effettuato sul portale P.A. gestito dal predetto Ente, ed in particolare sui dati concernenti gli immobili destinati (ad uso esclusivo e non) ad archivio di deposito, il cui esame ha fatto emergere2 ulteriori problematiche. La prima riguarda la limitata attenzione con cui vengono caricati i dati che potranno servire all’Agenzia per le elaborazioni necessarie a progettare i poli archivistici; la seconda, la preponderanza degli spazi destinati ad archivio di deposito presso gli immobili aventi finalità diverse, non analizzati dall’indagine per non gravare le Amministrazioni controllate con supplementi istruttori troppo onerosi.
