Fattura elettronica: individuazione di dati facoltativi utili per la gestione e nuovo modello di comunicazione ai fornitori

Fattura elettronica: individuazione di dati facoltativi utili per la gestione e nuovo modello di comunicazione ai fornitori

L’operatività dei primi giorni di obbligo della fattura elettronica ha fatto emergere criticità, alcune delle quali insite nella non adeguata valorizzazione dei dati all’interno della fattura. Come noto, il formato “.xml” definito dall’Allegato “A” del Dm. n. 55/13 prevede la possibilità di contenere, oltre ai dati fiscali indicati dall’art. 21 del Dpr. n. 633/72 e il codice ufficio, la cui corretta valorizzazione è oggetto di controllo da parte del “Sistema di interscambio”, anche dati extra contabili alcuni facoltativi ma utili a rendere più efficiente la gestione della procedura di liquidazione delle fatture, altri obbligatori in quanto richiesti da specifiche normative di settore.

Tra questi ultimi si ricorda:

  • Cig” e “Cup”, tranne i casi di esclusione previsti dalla legge (art. 25, comma 2, Dl. n. 66/14);
  • esigibilità Iva differita o scissione dei pagamenti (art. 17-ter, Dpr. n. 633/72);
  • inversione contabile (art. 17, Dpr. n. 633/72);
  • assolvimento virtuale dell’Imposta di bollo, dove dovuta nelle modalità indicate dall’art. 6 Dm. 17 giugno 2014;
  • impegno di spesa (art. 191, Dlgs. n. 267/00).

L’individuazione dei dati extra contabili facoltativi ma utili ad una più snella gestione della procedura di liquidazione è in funzione del livello di informatizzazione dell’Ente, e fra questi dati sono almeno da prevedere:

  • i tempi di pagamento 30/60 giorni (art. 4, comma 4, Dlgs. n. 231/02);
  • il conto corrente dedicato (art. 3, Legge n. 136/10).

La fattura emessa verso gli Enti pubblici, dunque, ha un contenuto che va oltre a quello fiscale previsto dall’art. 21 del “Decreto Iva”, applicato di norma in ambito privatistico. Pertanto, è opportuno che il fornitore venga adeguatamente sensibilizzato al fine di avere fatture complete e corrette con i dati sopra richiamati. L’adeguata valorizzazione non è solo in merito dell’entità del dato, ma anche nella sua corretta collocazione all’interno del tracciato .xml. Come noto, infatti, uno degli elementi innovativi della fattura elettronica verso la P.A., è la possibilità di scambio automatico dei dati tra il tracciato .xml e gli applicativi gestionali, evitando il data entry manuale. A tal fine è opportuno che venga utilizzato propriamente il tracciato “.xml“ predefinito, rispettando le descrizioni contenute nei tag come riportato nella descrizione del formato “fatturaPA” tabellare, pubblicato da Agid nel sito www.fatturapa.gov.it.

La comunicazione ai fornitori dei dati diversi da quelli già espressamente indicati dall’art. 21 del Dpr. n. 633/72 e della loro corretta collocazione all’interno del tracciato “.xml“, resta pertanto un’attività organizzativa di fondamentale importanza che l’Ente può predisporre in base al modello di lettera allegata e trasmettere ai propri fornitori. Per una più puntuale e completa informazione, potrebbe essere anche predisposta una comunicazione completa dei dati sopra richiamati in occasione della comunicazione dell’impegno di spesa prevista dall’art. 191 del Tuel.

In merito alle fonti normative che prevedono l’inserimento in fattura dei dati sopra indicati, è opportuno richiamare, in primo luogo, l’art. 184 del Dlgs. n. 267/00, dedicato alla liquidazione della spesa, che al comma 4 dispone che “il Servizio ‘Finanziario’ effettua, secondo i principi e le procedure della contabilità pubblica, i controlli e riscontri amministrativi, contabili e fiscali sugli atti di liquidazione”. Con l’atto di liquidazione, quindi, non si perviene solo alla precisazione valutativa dell’obbligo assunto di erogare una determinata somma a favore di un determinato soggetto per una determinata ragione, corrispondente a una spesa che è stata legittimamente posta a carico del bilancio, ma anche il momento in cui si controlla che fatture o richieste equivalenti di spesa siano conformi alle norme di legge, comprese quelle di natura fiscale. Sotto questo aspetto, è utile ricordare di verificare che siano correttamente annotate in fatture l’esigibilità dell’Iva (differita o “scissione dei pagamenti”), come disposto anche dall’art. 6 del Dm. 23 gennaio 2015, o – laddove previsto – il regime di inversione contabile previsto dall’art. 17 del Dpr. n. 633/72.

Da un punto di vista operativo, dovranno essere adeguatamente valorizzati i campi del Codice blocco 2.2.2.7 riferiti all’esigibilità dell’Iva, indicando il valore “D” per differita o “S” per la scissione dei pagamenti. Per l’indicazione dell’inversione contabile, invece, è previsto il campo “natura” dell’operazione nel Codice blocco 2.2, valorizzabile per gli importi non imponibili o soggetti a inversione contabile.

Sempre in merito alla conformità di natura fiscale, è opportuno che l’Ente vigili, come disposto dall’art. 22, Dpr. n. 642/72, sull’assolvimento dell’Imposta di bollo qualora il corrispettivo esente Iva sia superiore a 77,47 Euro nelle modalità previste dall’art. 6 del Dm. 17 giugno 2014. In tal caso, dovrà essere valorizzato il Codice blocco 2.1.1.6 con l’indicazione dell’importo del bollo (2 Euro) da versare.

La presenza dell’impegno di spesa all’interno della fattura non è solo un’opportunità operativa ma anche il rispetto di una disposizione normativa. Infatti, come indicato dal comma 1 dell’art. 191 del Tuel, “nel caso di spese riguardanti trasferimenti e contributi ad altre Amministrazioni pubbliche, somministrazioni, forniture, appalti e prestazioni professionali, il responsabile del procedimento di spesa comunica al destinatario le informazioni relative all’impegno. La comunicazione dell’avvenuto impegno e della relativa copertura finanziaria, riguardanti le somministrazioni, le forniture e le prestazioni professionali, è effettuata contestualmente all’ordinazione della prestazione con l’avvertenza che la successiva fattura deve essere completata con gli estremi della suddetta comunicazione”.

Infine, si rammenta anche che l’impegno di spesa è previsto fra i dati annotati all’interno del Registro unico delle fatture come disposto dall’art. 42 del Dl. n. 66/14. L’indicazione di questo dato all’interno del formato della fattura elettronica presenta delle difficoltà per la definizione del blocco dati utili a contenerlo. Fermo restando il fatto che fra i documenti correlati alla fattura non è stato definito un tag descrittivo che identifichi il campo “impegno di spesa”, per prassi si è ritenuto più adeguato il blocco dati previsto per l’ordine di acquisto (Codice blocco 2.1.2).

Nell’ordine di acquisto è possibile indicare anche il “Codice identificativo gara” (Cig) e il “Codice unico progetto” (Cup) che, qualora previsto, è un dato obbligatorio secondo il comma 2 dell’art. 25 del Dl. n. 66/14, in assenza del quale l’Ente non può procedere al pagamento.

Al fine di agevolare l’attività di emissione dell’ordinativo di pagamento, sarebbe auspicabile che le fatture avessero indicato tra i dati facoltativi anche i tempi di pagamento qualora superiori ai 30 giorni. Il blocco dati dedicato alle informazioni per il pagamento è il 2.4, all’interno del quale potranno essere specificati giorni superiori a 30 di pagamento pattuiti (previsto dall’art. 3 del Dlgs. n. 231/02) e le coordinate bancarie presso le quali l’Ente dovrà versare gli importi fatturati nel rispetto dell’art. 3, Legge n. 136/10 sulla tracciabilità dei pagamenti.

In merito al comportamento da tenere in fase di controllo preliminare delle fatture, ovvero se rifiutare o meno fatture non complete dei dati sopra indicati, è opportuno separare la valutazione tra i dati richiesti da una normativa vigente e quelli facoltativi. Nel primo caso, poiché qualora l’Ente proceda al pagamento dell’obbligazione contravviene ad una disposizione normativa, si rende necessario procedere con il cosiddetto “esito committente” di rifiuto. Diverso è il caso in cui in fattura non vengano riportati dati facoltativi non richiesti da nessuna norma: infatti, qualora l’Ente non abbia provveduto alla loro espressa richiesta mediante comunicazione ai fornitori, non può procedere al rifiuto.

Infine, nel caso in cui il dato richiesto sia riportato in fattura ma non adeguatamente valorizzato nel tag descrittivo previsto dal tracciato “.xml” (ad esempio, Cig indicato nel campo descrizione del bene scambiato, oppure scissione dei pagamenti non indicata all’interno del campo esigibilità Iva, ecc.), niente è previsto dalle attuali norme in materia. Tuttavia, è da sottolineare che errori del genere compromettono controlli previsti all’interno del “Sistema di interscambio”, quali ad esempio la tracciabilità dei pagamenti e l’esigibilità dell’Iva, resi possibili nella nuova modalità di emissione e trasmissione delle fatture.

Al fine di evitare errori formali che compromettono l’esigibilità del credito e la corretta funzionalità del sistema, è opportuno che si proceda preventivamente, informando il fornitore su quali dati inserire in fattura e come valorizzare il tracciato “.xml” mediante puntuali comunicazioni.

Alla luce delle riflessioni di cui sopra, si è ritenuto opportuno integrare il modello di lettera che può essere utilizzato nella comunicazione con il fornitore, e che era stato precedentemente diffuso – a titolo esemplificativo – su questa testata.

Si inviata pertanto a prendere il considerazione il modello fac-simile di cui sotto:

 

Comune di ____________ 

Spett.le: fornitore

 

Oggetto: comunicazione dati per la corretta emissione delle fatture elettronica nei confronti dell’ente (art. 1, comma 209, Legge n. 244 /07).

 

Dal 31 marzo 2015, come previsto dall’art. 25 del Dl. 24 aprile 2014 n. 66, convertito con modifiche nella Legge 24 giugno 2014, n. 89, le Pubbliche Amministrazioni indicate dall’art. 1, comma 2, della Legge 31 dicembre 209, n. 196 – tra le quali questo Ente rientra – non potranno più pagare fatture analogiche (cartacee o nel formato “.pdf”). L’unica modalità ammessa è quella elettronica, nel formato “.xml” indicato dall’Allegato “A” del Dm. 3 aprile 2013, n. 55 e inviato mediante “Sistema di interscambio”.

Al fine di garantire la corretta emissione della fattura completa di tutti i dati previsti dalle attuali normative in materia e permettere all’Ente una solerte gestione delle procedure amministrative di controllo, si comunicano i dati che il fornitore dovrà inserire in fattura oltre a quelli già previsti dall’art. 21 del Dpr. n. 633/72 e del codice ufficio e la loro corretta valorizzazione all’interno del tracciato “.xml”, come indicato nel formato “fatturaPA” tabellare pubblicato nel sito www.fatturapa.gov.it:

1.        “Cig” e “Cup” corretto qualora previsto e comunicato dall’Ufficio (art. 25 Dl. n. 66/14). Si rammenta che è opportuno che sia scelto un blocco descrittivo dei dati (ad. es. ordine di acquisto Codice blocco 2.1.2) nel quale sia previsto il campo “Cig” e “Cup”, evitando di inserire predetti dati nel campo dedicato alla descrizione del bene o servizio prestato;

2.        indicazione dell’assolvimento dell’Imposta di bollo, ove dovuta, secondo le modalità previste dall’art. 6 del Dm. 17giugno 2014 (Codice blocco 2.1.1.6);

3.        corretta indicazione dell’esigibilità dell’Iva differita o “scissione pagamenti” (art. 17-ter del Dpr. n. 633/72, Codice blocco 2.2.2.7);

4.        applicazione dell’inversione contabile (art. 17, Dpr. n. 633/72, Codice blocco 2.1.1.7.7);

5.        il numero dell’impegno fornito da questa amministrazione comunicato dall’Ufficio ai sensi dell’art. 191 del Dlgs. n. 187/00, da indicare nel campo ordine di acquisto (Codice blocco 2.1.2);

6.        la data di scadenza concordata qualora sia superiore a 30 giorni ai sensi dell’art. 4, comma 4, Dlgs. n. 231/02 (Codice blocco 2.4.2.4);

7.        il conto corrente dedicato in ottemperanza alle indicazioni dell’art. 3, Legge n. 136/10, con l’indicazione dell’Iban (Codice blocco 2.4.2.13).

Al fine di garantire la corretta gestione da parte del “Sistema di interscambio”, si ricorda inoltre di riportare, all’interno della fattura elettronica, il “Codice univoco Ufficio” indicato in Ipa (Indice delle Pubbliche Amministrazioni). Al fine di agevolare l’individuazione dei codici di questa Amministrazione, si riporta di seguito i codici attivati:

  • Codice Ufficio e-fattura centrale: UFXXXX
  • Ufficio 1: XXXXXX
  • Ufficio 2: XXXXXX
  • ……..
  • Ufficio n: XXXXXX

Luogo xxxx, Lì; XX aprile 2015

Il responsabile

Nome e cognome

(Firmato a mezzo stampa ai sensi dell’art. 3, Dlgs. 12 dicembre 1993 n. 39)

 

di Cesare Ciabatti

 


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