Produzione gestione e conservazione dei documenti informatici con rilevanza tributaria: pubblicato in G.U. l’atteso Decreto ministeriale

Il 26 giugno 2014 è stato pubblicato nella G.U. n. 146 il nuovo Dm. Ministero dell’Economia e delle Finanze 17 giugno 2014, il quale, in attuazione all’art. 21, comma 5, del Dlgs. n. 82/05 (c.d. “Cad” – “Codice dell’Amministrazione digitale”), definisce le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, abrogando il Decreto Mef 23 gennaio 2004.
L’emanazione del Decreto è stata molto attesa e indispensabile per la rimozione degli ostacoli che il precedente Dm. del 2004 presentava alla diffusione dell’utilizzo del documento informatico anche in ambito fiscale. Del resto, la norma abrogata era diventata dal 1° gennaio 2013 contraria al diritto comunitario in quanto il punto 8) della Direttiva 2010/45/Ue obbligava ciascun Stato membro a rivedere gli obblighi Iva relativi alla fatturazione elettronica per eliminare gli oneri e le barriere esistenti che ostacolano il ricorso a tale tipo di fatturazione ed inoltre sanciva il principio di parità tra fattura elettronica e cartacea che in Italia non era effettivo a causa del vincolo di conservazione dei 15 giorni e della comunicazione annuale dell’impronta dell’archivio fiscale all’Agenzia delle Entrate.
Inoltre, il novellato Dm. – in vigore dal 27 giugno 2014 – ha anche il fine di armonizzare le disposizioni di legge in materia di conservazione dei documenti fiscali con le regole tecniche vigenti contenute nel Dpcm. 3 dicembre 2013.
Le novità introdotte dal nuovo Dm. sono numerose e alcune di notevole rilevanza.
Andando per ordine in cui è articolato il Decreto e tralasciando l’art. 1 nel quale si rimanda al glossario contenuto nel Dlgs. n. 82/05 e nei relativi Decreti attuativi, all’art. 2 comma 1 si afferma che, ai fini tributari, la formazione, l’emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici avvengono nel rispetto delle disposizioni del “Codice dell’Amministrazione digitale” e dell’art. 21, comma 3, del Dpr. n. 633/72.
La disposizione, sicuramente molto articolata, presuppone nella sua estrema sintesi le problematiche relative alla produzione, gestione e conservazione del documento digitale, non più res signata, ma un oggetto digitale, ovvero una sequenza binaria (file) memorizzata su un supporto informatico (media), nella quale i bit assumono un significato e un’organizzazione tali da rappresentare un contenuto informativo (dati, atti e fatti, immagini, registrazioni audio e video), per la cui riproduzione  occorre un software in grado di leggere la sequenza binaria, interpretarla secondo le regole del formato elettronico e rappresentare il contenuto informativo a video o a stampa.
Come per i documenti analogici, anche per i documenti informatici rilevanti ai fini tributari l’art. 2, comma 2 del Dm. in parola, richiamando le disposizioni dell’art. 21, comma 3, del Dpr. n. 633/72, dispone che questi soddisfino i requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità al fine di garantire l’affidabilità e valore probatorio dal momento della emissione fino al termine del periodo di conservazione.
Anche la Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 18/E del 24 giugno 2014 si sofferma sui concetti di autenticità, immodificabilità e leggibilità richiamati dall’art. 21, comma 3, del Dpr. n. 633/72, affermando il compito, da parte del responsabile della conservazione, di individuare, ancor prima di produrre il documento informatico, adeguati formati in grado di garantire i requisiti di immodificabilità, ovvero formati privi di macroistruzioni o codici eseguibili che ne altererebbero il contenuto, e di leggibilità dei contenuti con le diverse tecnologie messe a disposizione dall’Ict (Information, communication technologies). Conferire autenticità e integrità ai documenti informatici, ancor che rilevanti ai fini tributari, significa ricondurlo con certezza al suo autore, che in ambito informatico è possibile con la procedura di firma digitale.
Inoltre, è indispensabile che i requisiti sopra richiamati siano conservati nel tempo mediante adeguate procedure di conservazione conformi alle regole tecniche di cui al Dpcm. 3 dicembre 2013.
In merito alla conservazione, il Dm. in parola all’art. 3 comma 1, dispone che i documenti informatici ai fini della rilevanza fiscale siano conservati nel rispetto delle norme del Codice civile (artt. 2214 e successivi). Principio questo più ampio rispetto a quello contenuto nell’abrogato Dm. 23 gennaio 2004, nel quale si stabiliva l’obbligo di assicurare l’ordine cronologico e la non soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta.
Come nel previgente Decreto, anche nel nuovo si riafferma l’obbligo di garantire le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, nome, alla denominazione, al Codice fiscale, alla Partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi. Il processo di conservazione dovrà essere terminato con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi, quale la marca temporale e la firma digitale del responsabile della conservazione sul pacchetto di conservazione. Il termine “pacchetto di conservazione” è mutuato dalle nuove regole tecniche sulla conservazione contenute nel Dpcm. 3 dicembre 2013, con il quale si intende il documento o lotto di documenti con il relativo set di metadati ad esso associati.
Il processo di conservazione dovrà essere effettuato entro 3 mesi dalla Dichiarazione dei redditi, come indicato dall’art. 7, comma 4-ter, del Dl. 10 giugno 1994, n. 357 convertito con modificazioni dalla Legge 4 agosto 1994, n. 489. Il nuovo termine sostituisce quello dei 15 giorni contenuto nell’abrogato Decreto 23 gennaio 2004 in contrasto con il diritto comunitario.
Anche l’invio dell’impronta dell’archivio fiscale all’Agenzia delle Entrate nel nuovo Decreto è stata eliminata e sostituita da una semplice comunicazione nella Dichiarazione dei redditi che il contribuente effettua la conservazione dei documenti fiscali in modalità elettronica (art. 5, Dm. in parola). Del resto, si è ritenuto riproporre in ambiente digitale gli stessi obblighi previsti per i documenti analogici, ritenendo sufficiente, al fine di preservare l’attendibilità dell’archivio fiscale elettronico, garantire la messa a disposizione agli Organi di controllo dei documenti informatici formati e conservati nel rispetto delle disposizioni del Codice civile e delle regole tecniche previste dal Dm. in questione.
Sul punto degli obblighi per la dematerializzazione dei documenti rilevanti ai fini tributari mediante procedure di scansione dei documenti cartacei, l’art. 4 comma 1 prevede che sulle copie per immagine (scansione) venga apposta la firma elettronica qualificata/digitale o la firma elettronica basata su certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali. Niente dice il predetto comma su chi deve essere ad apporre la firma, ma molto presumibilmente anche in questo caso deve essere richiamata la figura del Responsabile della conservazione, da nominare all’interno dell’Ente contestualmente all’approvazione di un Manuale della conservazione reso obbligatorio dal Dpcm. 3 dicembre 2013.
Nell’art. 4 non si trova alcuna indicazione in merito alla possibilità di produrre copie analogiche di documenti digitali, ovvero stampe di fatture elettroniche in quanto, in ottemperanza all’art. 39 del Dpr. n. 633/72, è previsto che “le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica … . Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente”.
Resta affermata la procedura di dematerializzazione dei documenti analogici unici indicata dall’art. 22, comma 5, del “Codice dell’Amministrazione digitale”, i quali dovranno essere sottoscritti da un Notaio o altro Pubblico ufficiale che ne attesta la conformità all’originale. La distruzione dei documenti cartacei è consentita solo dopo il completamento della procedura di cui ai precedenti commi.
Infine, il nuovo Dm. non poteva mancare di semplificare anche la procedura dell’assolvimento del bollo per i documenti informatici. Infatti l’art. 6, riaffermando l’obbligo già previsto nel precedente Decreto di assolvere l’Imposta di bollo in modalità esclusivamente informatica, ne rinnova, semplificando, la procedura. Ora il pagamento dell’Imposta avverrà in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, eliminando l’obbligo del versamento anticipato e successivo conguaglio. Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’Imposta di bollo dovranno riportare una specifica annotazione di assolvimento dell’Imposta ai sensi del Dm. in parola. L’imposta sui libri e sui registri di cui all’art. 16 della Tariffa allegata al Dpr. n. 642/72, tenuti in modalità informatica, è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse.
In conclusione, l’entrata in vigore del nuovo Decreto 17 giugno 2014, oltre a sanare un contrasto con la Direttiva comunitaria 2010/45/Ue, amplifica la portata innovativa dell’adozione della fattura elettronica già prevista nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, semplificandone significativamente le procedure per l’archiviazione e conservazione e determinando le condizioni per un amplia digitalizzazione del “Sistema Paese”.


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