In data 5 maggio 2023 il Ministero dell’Interno – Dipartimento per gli Affari interni e territoriali – Direzione centrale per i Servizi demografici, ha diffuso la Circolare n. 66 del 5 maggio 2023, relativa a “Accesso generalizzato agli Indici decennali dei Registri dello Stato civile”.
La Circolare fornisce indicazioni in seguito dei quesiti formulati da alcuni Comuni in merito alla fondatezza delle Istanze, loro avanzate da parte di privati, volte a ottenere il rilascio di copie degli Indici decennali dei Registri dello Stato civile, motivate dall’intento di svolgere attività di ricerca storica sui fenomeni migratori.
In merito, l’Avvocatura generale dello Stato ha confermato la “non ostensibilità diretta e generalizzata degli atti dello Stato civile ma della loro consultabilità solo per il tramite dell’Ufficiale dello Stato civile, per estratto ed in presenza di un interesse concreto giuridicamente tutelabile”. In particolare, l’Avvocatura generale dello Stato ha evidenziato che l’art. 450 del Codice civile, pur affermando il Principio della pubblicità dei Registri dello Stato civile, non ne consente il generico accesso, demandando ai soli Ufficiali preposti al Servizio di rilasciare Estratti o Certificati e di svolgere, negli atti affidati alla loro custodia, le indagini domandate dai privati, in presenza di un interesse concreto ai fini della tutela di una situazione giuridicamente rilevante.
La stessa Avvocatura ha inoltre aggiunto che tale orientamento, che preclude la estensibilità diretta dei Registri dello Stato civile da parte di soggetti diversi dall’Ufficiale dello Stato civile, è corroborata anche dal Massimario per gli Ufficiali di Stato civile, laddove stabilisce che “in nessun caso si può ammettere l’accesso diretto di chiunque (anche se personalmente interessato alla consultazione o … per ragioni di studio e ricerche storiche, statistiche, epidemiologiche) ai registri dello stato civile; l’art. 450 del Codice civile, di carattere generale, è esplicito al riguardo e nessuna norma successiva di carattere speciale lo ha derogato … Tale principio vale anche per atti e registri posti in essere in epoche lontane, perché fondato su ragioni non limitate dal decorso del tempo … È stato coffettamente osservato dal Garante per la protezione dei dati personali che risulta assai problematico includere gli atti dello Stato civile nella categoria degli affari esauriti … e che risulta altrettanto difficile stabilire quando un atto dello stato civile possa considerarsi affare esaurito, difficoltà che deriva dall’essere tali atti”, seppure risalenti, “soggetti ad annotazioni anche più recenti dovute per legge”.
L’Avvocatura ha inoltre evidenziato come il Massimario chiarisca “che il divieto di accesso diretto da parte del privato attiene anche agli Indici decennali, i quali fanno parte dei Registri di Stato civile e, pur non potendo qualificarsi in senso stretto come atti di Stato civile, contengono, nondimeno, dati personali dei soggetti ed in quanto tali devono essere trattati solo per finalità di carattere istituzionale, nel pieno rispetto delle previsioni normative che ne dispongono la loro protezione. Non è pertanto consentita la consultazione generica di detti Indici (come nell’ipotesi di privati che intendano mettere a punto Banche-dati, contenenti dati personali desumibili da detti indici, trattandosi di finalità di tipo commerciale e non istituzionale) mentre resta ferma la possibilità della sola consultazione degli atti di interesse, che deve comunque essere seguita dall’Ufficiale dello Stato civile, tenuto ad assicurare la custodia anche di tale documentazione”. L’Avvocatura generale dello Stato ha anche precisato che l’abrogazione dell’art. 177 del Dlgs n. 196/2003 (“Codice in materia di protezione dei dati personali”) – che consentiva indistintamente il rilascio di estratti di atti di Stato civile decorsi 60 anni dalla formazione degli atti stessi, adeguando la disciplina in materia di protezione dei dati personali alla sopravvenuta normativa europea – non ha inciso sulla permanenza in vigore delle citate, specifiche, disposizioni di Settore.
