Il quesito:
“In merito agli obblighi previsti dall’art. 35, comma 2, Dpr. n. 633/72, relativi alla comunicazione di variazione del luogo di conservazione delle scritture contabili, nel caso in cui l’Ente decida di avvalersi di un conservatore accreditato per la conservazione dell’archivio fiscale e per l’anno in corso conservi i documenti contabili nei propri server, cosa deve comunicare all’Agenzia delle Entrate ?”
La risposta dei ns. esperti.
In merito alla conservazione elettronica delle fatture, si rammenta che l’Ente dovrà attenersi alle disposizioni dell’art. 3 del Dm. 17 giugno 2014 e del “Codice dell’Amministrazione digitale” (Dlgs. n. 82/05). A tal fine dovranno essere predisposte opportune procedure informatiche in grado di generare l’archivio fiscale, provvedere a nominare il Responsabile della conservazione e, come disposto dall’art. 21 del Dpr. n. 633/72, garantire l’autenticità, integrità e leggibilità per tutto il periodo di conservazione.
In caso di verifiche e controlli delle Autorità competenti, l’art. 5 del Dm. 14 giugno 2014 prevede che “il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’art. 35, comma 2, lett. d), del Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633”. La doppia possibilità di ottemperare all’obbligo (non prevista nel vecchio Dm. 23 gennaio 2004 abrogato) sembra confermare la presa d’atto da parte dell’Amministrazione finanziaria che le nuove tecnologie Ict della comunicazione e dell’informazione rendono irrilevante il luogo della conservazione, purché sia garantita l’esibizione a video o a stampa presso la sede del contribuente. Peraltro, in base dell’attuale art. 35, comma 3, del Dpr. n. 633/72, “in caso di variazione di alcuno degli elementi di cui al comma 2 o di cessazione dell’attività, il contribuente deve entro 30 giorni farne dichiarazione ad uno degli Uffici indicati dal comma 1, utilizzando modelli conformi a quelli approvati con Provvedimento del direttore dell’Agenzia delle Entrate”.
Nel caso in cui l’Ente si organizzi per gestire l’archivio corrente sui propri server e la conservazione dell’archivio fiscale degli anni precedenti presso conservatori accreditati, occorre che nel Modello “AA7” e “AA9” vengano indicate, qualora variate, più sedi di conservazione corrispondenti all’indirizzo fisico dove sono istallate le macchine. Si ricorda inoltre che l’art. 9, comma 2, del Dpcm. 3 dicembre 2013 recante le nuove regole tecniche in materia di conservazione, dispone che “i sistemi di conservazione delle Pubbliche Amministrazioni e i sistemi di conservazione dei conservatori accreditati, ai fini della vigilanza da parte dell’Agenzia per l’Italia digitale su questi ultimi, prevedono la materiale conservazione dei dati e delle copie di sicurezza sul territorio nazionale e garantiscono un accesso ai dati presso la sede del produttore e misure di sicurezza conformi a quelle stabilite dal presente Decreto”.
di Cesare Ciabatti
